Approche fonctionnelle des pièces commerciales
ATOOK Chantier est conçu au plus proche des process internes de gestion des entreprises. Il existe donc plusieurs fonctionnements possibles pour traiter les ventes, les achats et les interventions
Ventes : du devis à la facture
Hors interventions
L'approche la plus classique consiste à créer un devis, et une fois celui-ci validé, à le transformer en commande client, ou en bon de préparation, ou en bon de livraison, ou directement en facture.
Le même processus peut être démarré directement au niveau de la commande, qui pourra ensuite être transformée en bon de préparation, ou en bon de livraison, ou en facture.
Il en va de même pour le bon de préparation et le bon de livraison.
La facture, elle, ne peut en revanche être générée qu'à partir d'une pièce commerciale existante (devis, commande, BP ou BL), dans le respect de la norme NF525, car une facture est un document définitif qui ne peut être modifié que par un avoir.
à noter
Les seules pièces commerciales qui sont conservées au fur et à mesure de la génération sont les devis et les factures. En effet, ces pièces commerciales sont définitives et ont vocation à être conservées.
En revanche, les pièces commerciales de type commande, bon de préparation et bon de livraison sont des statuts intermédiaires entre le devis et la facture. Une fois une commande générée en bon de livraison, la commande devient un bon de livraison, et disparaît donc de la liste des commandes.
Avec interventions
Les interventions peuvent être facturées soit sur la base d'une commande, soit sur la base d'un rapport d'intervention.
Avec devis et / ou commande :
Le devis est généré en commande (ou : une commande est créée directement)
La commande est ensuite générée en bon d'intervention
Le bon d'intervention est généré en rapport (facultatif)
La facture est générée depuis la commande
Avantages :
Possibilité de générer des factures de situation (facturation par avancement) à partir de la commande.
Sans devis ni commande :
Un bon d'intervention est créé
Le rapport d'intervention est soit :
Généré par les opérateurs en mobilité sur ATOOK Mobilité Chantier (si un rapport est exigé)
Généré depuis le bon d'intervention sur ATOOK Bureau (si aucun rapport n'est exigé)
Le rapport d'intervention est généré en facture
Avantages :
Rapidité de planification
Les modifications (sur la quantité d'articles fournis) apportées dans le rapport d'intervention par rapport au bon d'intervention initial sont reportées dans la facture
Achats
Les achats fournisseurs sont gérés de façon comparable aux ventes : un devis fournisseur (proposition) peut être généré en commande, pouvant elle-même être générée en bon de réception ou en facture fournisseur.
Des ventes aux achats et des achats aux ventes
Il est possible de générer des pièces de vente en pièces d'achat et inversement.
Exemple
Une commande fournisseur a été passée spécifiquement pour un client. Elle peut donc être générée en commande client pour éviter une ressaisie.
Mis à jour