Utilisateurs
La fiche utilisateur permet de paramétrer les droits propres à l'utilisateur, son compte de messagerie Outlook pour l'envoi de mails depuis ATOOK Bureau, ses signatures de mail et ses préférences d'affichage des fiches.
Créer un utilisateur
Prérequis
Il est possible, mais pas indispensable, de créer un profil utilisateur en premier pour l'attribuer au nouvel utilisateur par la suite. Si aucun profil utilisateur n'est créé en amont, il peut être créé en même temps que l'utilisateur.
Pour créer un nouvel utilisateur :
Aller dans le menu racine SECURITE > Utilisateurs
Cliquer sur + Nouveau. La fiche utilisateur s'ouvre.
Remplir les champs comme suit :
Mot de passe
Pour permettre à un nouvel utilisateur de définir son mot de passe :
Ouvrir la fiche utilisateur
Cliquer sur le bouton REINITIALISER LE PASSWORD
L'utilisateur pourra rouvrir ATOOK avec le mot de passe "0000", puis, à l'ouverture suivante, saisir lui-même son mot de passe
L'utilisateur peut également modifier son mot de passe en allant dans le menu SECURITE > Modifier mot de passe.
Informations générales
Utilisateur
Obligatoire
Nom de l'utilisateur
Informatif
Administrateur
(tous les droits)
Facultatif
Cocher la case si l'utilisateur doit être administrateur
Permet d'accorder les droits administrateur à l'utilisateur (c'est-à-dire tous les droits existants)
Un utilisateur "administrateur" a toujours tous les droits pour forcer une action mais est toujours avertit auparavant en cas de forçage.
Chargé d'affaires
Obligatoire
Chargé d'affaires en charge de l'utilisateur
Attribuer un chargé d'affaires à l'utilisateur. Cela permet de synthétiser les données de tous les utilisateurs qui dépendent du même chargé d'affaires.
Profil utilisateur
Obligatoire
Choisir ou non un profil utilisateur existant.
Si un profil existant est choisi, le nouvel utilisateur aura les droits correspondant à ce profil, auxquels on pourra lui ajouter/retirer des droits en plus/moins de ceux accordés au profil sans impacter le profil.
Si aucun profil n'est attribué, l'utilisateur aura les droits sélectionnés manuellement dans l'onglet Droits
Site
Facultatif
Indique le site auquel est rattaché l'utilisateur
Informatif
Société
Facultatif
Applicable uniquement en multi-sociétés
Sélectionner la société à laquelle est rattaché l'utilisateur
Permet de créer les pièces commerciales rattachées à la société sélectionnée
Imprimante Etiquette
Facultatif
Sélectionner l'imprimante étiquette par défaut
Envoyer les impressions d'étiquettes vers cette imprimante
Répertoire par défaut des documents électroniques
Facultatif mais conseillé
Sélectionner le dossier à ouvrir par défaut au moment d'importer des documents vers ATOOK Bureau
Exemple : si on sélectionne le dossier "DOCUMENTS" comme répertoire par défaut, au moment d'importer un document dans la GED, ATOOK Bureau ouvrira par défaut l'explorateur de fichiers sur ce dossier. Voir documents associés
Session windows liée
Facultatif
Contacter le support ARINFO pour réaliser ce paramétrage
Evite de saisir son mot de passe Windows pour une connexion en Remote App.
Préférences d'affichage
Onglet par défaut pièces de vente
Facultatif (ne fonctionne pas)
Permet de choisir l'onglet de la fiche d'une pièce commerciale à afficher par défaut à l'ouverture de la fiche
Si le champ est laissé vide, l'onglet affiché par défaut est l'onglet Règlement
Exemple : si on choisit l'onglet par défaut, TVA, à l'ouverture d'une facture (ou autre pièce de vente), la fiche de la pièce affiche l'onglet TVA.
Adresse
Facultatif
Sélectionner Facturation ou Livraison
Permet de choisir le type d'adresse à afficher par défaut dans la fiche des pièces de vente
Onglet par défaut pièces d'achat
Facultatif
Choisir l'onglet à afficher par défaut dans les pièces commerciales d'achat
Par défaut, l'onglet Financier est affiché à l'ouverture de la fiche si le champ est laissé vide
Exemple : si on choisit l'onglet par défaut, Commentaires, à l'ouverture d'une commande (ou autre pièce d'achat), la fiche affiche l'onglet COMMENTAIRES
Adresse
Facultatif
Sélectionner Facturation ou Livraison
Permet de choisir le type d'adresse à afficher par défaut dans la fiche des pièces d'achat
Onglet par défaut tiers de vente
Facultatif
Choisir l'onglet à afficher par défaut dans les fiches des prospects et clients
Exemple : si on choisit l'onglet par défaut, ENCOURS ET BLOCAGES, à l'ouverture d'une fiche fournisseur, l'onglet ENCOURS ET BLOCAGES est affiché par défaut
Onglet par défaut tiers d'achat
Facultatif
Choisir l'onglet à afficher par défaut dans les fiches des fournisseurs
Exemple : si on choisit l'onglet par défaut, ADMINISTRATIF, à l'ouverture d'une fiche fournisseur, l'onglet ADMINISTRATIF est affiché par défaut
Onglet par défaut Produit
Facultatif
Choisir l'onglet à afficher par défaut dans les fiches produits
Exemple : si on choisit l'onglet par défaut, ADMINISTRATIF, à l'ouverture d'une fiche fournisseur, l'onglet ADMINISTRATIF est affiché par défaut
Vue planning par défaut
Facultatif
Choisir le mode d'affichage par défaut du planning
Affichage
Droits
L'onglet Droits concerne les droits qui sont attribués ou non à l'utilisateur. Il permet de donner l'accès ou non aux fonctionnalités d'ATOOK Bureau.
Si un profil est attribué à l'utilisateur, l'utilisateur hérite par défaut des droits du profil. L'administrateur peut quand même modifier manuellement les droits hérités pour cet utilisateur sans affecter le profil d'utilisateur.
Si aucun profil n'est attribué à l'utilisateur, l'administrateur peut sélectionner manuellement les droits à lui attribuer, et si besoin créer un profil à partir des droits accordés à cet utilisateur en cliquant sur le bouton Créer un profil avec ces droits
La synthèse des droits permet de comprendre les fonctionnalités accessibles en fonction des droits accordés.
Mails
L'onglet Mails permet de paramétrer un compte de messagerie Outlook afin de permettre l'envoi de mails directement depuis ATOOK Bureau.
Prérequis
L'outil d'envoi de mail nécessite d'utiliser un compte Microsoft Office 365.
Configuration du compte mail
Pour paramétrer le mail d'un utilisateur :
Saisir l'adresse mail dans le champ E-mail
Saisir le login dans le champ Login
Cliquer sur SPECIFIER LE PASSWORD
Saisir le mot de passe correspondant à l'adresse mail
Signatures
Les signatures sont propres à chaque utilisateur, elles sont donc paramétrées au niveau de la fiche utilisateur via le menu SECURITE > Utilisateurs.
Le bouton LISTER LES SIGNATURES permet de créer et d'ajouter des signatures de mail qui seront utilisables dans les envois.
Ouvrir la fiche utilisateur
Cliquer sur LISTER LES SIGNATURES
Dans la fenêtre Liste des signatures, cliquer sur le bouton Nouveau
Nommer la nouvelle signature puis cliquer sur Valider
Par exemple, nous nommerons ici la signature "Relance n°1"
Compléter le contenu de la signature
Dans notre exemple, nous créons le contenu de signature suivant :
Cliquer sur Enregistrer puis Fermer
De retour dans la boîte d'envoi mail, cliquer sur Signatures puis sélectionner le nom de la signature créée
Dans notre exemple, nous sélectionnons Relance n°1
Le corps du mail est automatiquement complété par le contenu de la signature
Mis à jour