Générer un devis client en une pièce de vente

Un devis peut être généré en commande client, en bon de livraison et en facture client (pour les pièces de vente). Il est possible de générer un devis en une pièce commerciale ou plusieurs devis en une pièce commerciale.

Générer un devis en commande

Générer un seul devis en commande

Pour transformer (générer) un devis en commande :

1. Ouvrir la fiche du devis ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cocher Créer PDF pour éditer la commande en même temps que la génération ;

4. Cocher Conserver le devis initial pour conserver le devis après la génération (cela permet de le générer à nouveau si nécessaire) ;

5. Sélectionner générer en : Commande ;

6. Saisir une date de livraison dans le champ Date de livraison (facultatif) ;

7. Cocher Générer vers :

   1. Nouvelle pièce pour générer une nouvelle commande ;

   2. Pièce existante ajouter ce devis à une commande existante ;

8. Cliquer sur Générer.

Générer plusieurs devis en une seule commande

Méthode n°1 : ajouter un devis à une commande existante

Pour générer un devis en commande et l'ajouter à une commande existante :

1. Suivre les mêmes étapes que pour générer un seul devis en commande ;

2. Dans la fiche générer, Cocher Générer vers Pièce existante pour ajouter ce devis à une commande existante ;

3. Sélectionner la commande existante vers laquelle générer le devis ;

4. Cliquer sur Générer ;

5. Les deux devis sont bien distingués dans les lignes de la commande ;

Méthode n°2 : générer plusieurs devis en même temps en une seule commande

Pour générer plusieurs devis en une seule commande :

1. Ouvrir la fiche d'un des devis ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cliquer sur Autres pièces sources ;

4. Cocher, dans la colonne Sélection, les lignes des autres devis à générer dans la même commande ;

5. Cliquer sur OK ;

6. Cocher Créer PDF pour éditer la commande en même temps que la génération ;

7. Cocher Conserver le devis initial pour conserver les devis après la génération (cela permet de les générer à nouveau si nécessaire) ;

8. Sélectionner générer en : Commande ;

9. Saisir une date de livraison dans le champ Date de livraison (facultatif) ;

10. Cocher Générer vers Nouvelle pièce ;

11. Cliquer sur Générer.

Générer un devis en bon de livraison

Générer un seul devis en bon de livraison

Pour transformer (générer) un devis en bon de livraison :

1. Ouvrir la fiche du devis ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cocher Créer PDF pour éditer la le bon en même temps que la génération ;

4. Cocher Conserver le devis initial pour conserver le devis après la génération (cela permet de le générer à nouveau si nécessaire) ;

5. Sélectionner générer en : Bon de livraison ;

6. Saisir une date de livraison dans le champ Date de livraison (facultatif)

7. Cocher Générer vers :

   1. Nouvelle pièce pour générer un nouveau bon de livraison ;

   2. Pièce existante ajouter ce devis à une bon de livraison existant ;

8. Cliquer sur Générer.

Générer plusieurs devis en un seul bon de livraison

Méthode n°1 : ajouter un devis à un bon de livraison existant

Pour générer un devis en commande et l'ajouter à une commande existante :

1. Suivre les mêmes étapes que pour générer un seul devis en bon de livraison ;

2. Dans la fiche générer, Cocher Générer vers Pièce existante pour ajouter ce devis à un bon de livraison existant ;

3. Sélectionner le bon vers lequel générer le devis ;

4. Cliquer sur Générer ;

5. Les deux devis sont bien distingués dans les lignes du bon.

Méthode n°2 : générer plusieurs devis en même temps en un seul bon de livraison

Pour générer plusieurs devis en un unique bon de livraison :

1. Ouvrir la fiche d'un des devis ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cliquer sur Autres pièces sources ;

4. Cocher, dans la colonne Sélection, les lignes des autres devis à générer dans le même bon ;

5. Cliquer sur OK ;

6. Cocher Créer PDF pour éditer le bon en même temps que la génération ;

7. Cocher Conserver le devis initial pour conserver les devis après la génération (cela permet de les générer à nouveau si nécessaire) ;

8. Sélectionner générer en : Bon de livraison ;

9. Saisir une date de livraison dans le champ Date de livraison (facultatif) ;

10. Cocher Générer vers Nouvelle pièce ;

11. Cliquer sur Générer.

Générer un devis en facture

Générer partiellement un devis en facture (facture intermédiaire)

Pour transformer (générer) partiellement un devis en facture (c'est-à-dire créer une facture intermédiaire à partir d'un devis) :

La génération partielle est impossible si le devis est abouti (déjà généré en facture).

1. Ouvrir la fiche du devis ;

2. Cliquer sur Lignes ;

3. Dans la colonne QtéOk du tableau, saisir la quantité à générer pour chaque ligne ;

4. Cliquer sur Enregistrer puis Fermer ;

5. De retour dans la fiche devis, cliquer sur Générer ;

6. Cocher Créer PDF pour éditer la facture en même temps que la génération ;

7. Cocher Conserver le devis initial pour conserver le devis après la génération (cela permet de le générer à nouveau si nécessaire) ;

8. Sélectionner générer en : Facture client ;

9. Saisir une date de livraison dans le champ Date de livraison (facultatif) ;

   1. Si une date de livraison est saisie, celle-ci est affichée au-dessus des lignes commerciales dans l'édition de la facture.

   2. Si aucune date de livraison n'est saisie, la date du jour est indiquée par défaut mais n'est pas affichée dans l'édition de la facture.

10. La coche Cocher Générer vers est grisée sur Nouvelle pièce par défaut car une facture déjà créée ne peut pas être modifiée ;

11. Cliquer sur Générer.

Générer un seul devis en facture

Pour transformer (générer) un devis en facture :

1. Ouvrir la fiche du devis ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cocher Créer PDF pour éditer la facture en même temps que la génération ;

4. Cocher Conserver le devis initial pour conserver le devis après la génération (cela permet de le générer à nouveau si nécessaire) ;

5. Sélectionner générer en : Facture client ;

6. Saisir une date de livraison dans le champ Date de livraison (facultatif) ;

7. La coche Cocher Générer vers est grisée sur Nouvelle pièce par défaut car une facture déjà créée ne peut pas être modifiée ;

8. Cliquer sur Générer.

Générer plusieurs devis en une seule facture

Pour générer plusieurs devis en une seule facture :

1. Ouvrir la fiche d'un des devis ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cliquer sur Autres pièces sources ;

4. Cocher, dans la colonne Sélection, les lignes des autres devis à générer dans la même facture ;

5. Cliquer sur OK ;

6. Cocher Créer PDF pour éditer le bon en même temps que la génération ;

7. Cocher Conserver le devis initial pour conserver les devis après la génération (cela permet de les générer à nouveau si nécessaire) ;

8. Sélectionner générer en : Facture client ;

9. Saisir une date de livraison dans le champ Date de livraison (facultatif) ;

10. Cliquer sur Générer.

Stocks insuffisants

Lors de la génération d'une pièce commerciale, un message d'erreur peut s'afficher si les stocks sont insuffisants pour un ou plusieurs des produits contenus dans les lignes commerciales.

• Le bouton Forcer permet de poursuivre la génération en venant déduire du stock les produits, le stock du produit devient alors négatif.

• Le bouton Maj Qté OK et forcer permet de poursuivre la génération en venant réduire les quantités générées : seules les quantités en stock sont générées dans la nouvelle pièce commerciale.

Exemple

Un utilisateur souhaite générer la pièce commerciale suivante :

• BAC DE DOUCHE : Qté : 10 / QtéOK : 10

• POMPE A CHALEUR : Qté : 2 / QtéOK : 2

Au moment de générer la pièce commerciale, la fenêtre LISTE STOCKS INSUFFISANTS s'ouvre et affiche : "la génération n'a pas abouti car les stocks disponibles des produits ci-dessus sont insuffisants :

• POMPE A CHALEUR : Stock réel : 1 / Stock réservé : 0 / Stock dispo : 1 / Qté demandée : 2"

Si l'utilisateur souhaite tout de même générer la pièce commerciale avec les quantités initiales (2), alors il cliquera sur le bouton Forcer et obtiendra :

• Quantité sur la pièce commerciale générée : 2 unités

• Stocks du produit après génération : Stock réel : -1 / Stock réservé : 0 / Stock dispo : -1

Si l'utilisateur souhaite mettre à jour les quantités et générer la pièce commerciale avec les quantités en stock (1), alors il cliquera sur le bouton MAJ QtéOK et générer et obtiendra :

• Quantité sur la pièce commerciale générée : 1 unité

• Stocks du produit après génération : Stock réel : 0 / Stock réservé : 0 / Stock dispo : 0