Créer, modifier un devis client
La création d'un devis se fait en 4 étapes :
Paramétrage du devis
Pour créer un nouveau devis, aller dans VENTES > DEVIS> + Nouveau et compléter dans chaque onglet les informations obligatoires qui ne sont pas saisies ou héritées par défaut.
Astuce
Pour créer un devis rapidement, les seuls champs obligatoires à remplir avant de pouvoir saisir les lignes commerciales sont :
Nom du client
Chantier
Statut du devis
Informations générales
Une partie des informations est héritée par défaut de la fiche client.
Numéro
Obligatoire
Attribuer un numéro à la pièce ou laisser vide
Valeur par défaut : numéro attribué automatiquement
Identification de la pièce commerciale
Le
Obligatoire
Date de la pièce commerciale
Valeur par défaut : date du jour
Apparaît dans les éditions uniquement si la date est différente de la date de création de la pièce
Client
Obligatoire
Saisir le nom du client
ou
Sélectionner le client la liste de clients grâce à l'icône 
ou
Créer un nouveau client à partir de ce devis grâce à l'icône 
Apparaît dans les éditions
et
Permet d'attribuer la pièce commerciale à un client
Chantier
Obligatoire
Saisir le nom du chantier
ou
Sélectionner le chantier dans la liste de chantiers du client grâce à l'icône
ou
Créer un nouveau chantier pour ce client à partir du devis grâce à l'icône
Apparaît dans les éditions
et
Permet d'attribuer la pièce commerciale à un chantier
Tiers à facturer
Facultatif
Lorsque le client bénéficiaire de la prestation ou du service vendu n'est pas le client payeur, mentionner un client payeur dans ce champ.
Exemple : le client a plusieurs entités distinctes et la facturation est faite à une entité qui n'est pas bénéficiaire des services ou produits vendus.
Les règlements seront ainsi saisis pour le client payeur et le transfert en comptabilité sera fait sur le compte du client payeur.
Statut
Obligatoire
Applicable aux devis uniquement
Sélectionner un statut pour la pièce commerciale
Informatif
A relancer :
une date informative de relance s'affiche
Devis abouti : le statut du devis passe automatiquement à abouti lorsque le devis est généré en commande
Cause devis non abouti
Facultatif
Applicable aux devis uniquement
Sélectionner une cause pour laquelle le devis n'a pas abouti. Les causes de devis non aboutis sont gérées dans le menu BASE > Pièces commerciales > Causes devis non abouti
Informatif
Devis
Facultatif
Non applicable aux devis
Date du devis à partir duquel la pièce a été générée (si applicable)
Informatif
Date commande
Facultatif
Date du devis à partir de laquelle la pièce a été générée (si applicable)
Informatif
Référence
Facultatif
Commentaire à afficher en entête de l'édition
Apparaît dans les éditions
Information
Facultatif
Commentaire interne
Informatif, n'apparait pas sur l'édition de la pièce commerciale
Activité
Facultatif
Activité à laquelle est rattachée la pièce commerciale
Informatif
Chargé d'affaires
Obligatoire
valeur héritée
Chargé d'affaires hérité de la fiche client
Informatif
A l'attention de
Facultatif
Destinataire de la pièce commerciale
Informatif
Type
Facultatif
Applicable aux devis uniquement
Sélectionner un type de marché
Informatif, permet d'indiquer quels devis font partie d'un marché de base et quels devis viennent s'ajouter à un marché de base
Générer par avancement
Facultatif
Applicable aux devis uniquement
Cocher la case si les pièces générées à partir du devis peuvent être générées en factures de situations.
Si la case est cochée, le mode de génération du devis et des commandes liées passe en mode génération par avancement qui permet d'émettre un Décompte Général et Définitif
Comptabilisé
Facultatif
Non applicable aux devis
La case apparaît cochée dès lors que cette facture a été transférée en comptabilité.
Informatif
Expédié
Facultatif
Cocher la case si la pièce commerciale concerne une commande déjà expédiée
Le stock est impacté si la case est cochée, il n'est pas impacté sinon
Astuce
Personnalisez l'onglet à afficher par défaut à l'ouverture de la fiche via le menu SECURITE > Utilisateurs.
Règlement
Tous ces champs sont hérités de la fiche client mais peuvent être modifiés pour le devis en création sans impacter les informations saisies dans la fiche client.
Règlement
Obligatoire
valeur héritée
Mode de règlement
Apparaît sur les éditions
j
Obligatoire
valeur héritée
Délai de paiement en jours
Permet d'identifier les factures en retard de paiement et des retrouver dans la balance âgée et dans les factures non réglées
Liste déroulante
Facultatif pour la création
Obligatoire pour la génération
valeur héritée
Date à partir de laquelle le délai de paiement est appliqué :
Net : le délai de paiement commence au jour de l'émission de la facture
Fin de mois : la facture est due à la fin du mois d'émission
Fin de mois le 5 : la facture est due au 5 du mois suivant + le délai de paiement
Fin de mois le 10 : la facture est due au 10 du mois suivant + le délai de paiement
Ech + Fin de mois : la facture est due à la fin du mois une fois le délai de paiement échu
Permet d'identifier les factures en retard de paiement et des retrouver dans la balance âgée et dans les factures non réglées
Le
Non modifiable
Date d'échéance calculée à partir des conditions de règlement saisies en amont
Informatif
Devise
Non modifiable
Valeur héritée de la fiche client
Calcul du prix en euro selon le cours paramétré dans le menu BASE > Pays et devises
Cours
Non modifiable
Valeur héritée de la fiche client
Calcul du prix en euro selon le cours paramétré dans le menu BASE > Pays et devises
TVA
Les champs sont hérités de la fiche client par défaut :
N° de TVA
Facultatif pour les clients dont la Qualité est de type Particuliers, Obligatoire pour les autres clients
valeur héritée de la fiche client
N° de TVA du client
Information légale
Famille comptable
Obligatoire
valeur héritée de la fiche client
Famille comptable du client
Permet d'attribuer le bon taux de TVA aux produits
Divers
Créé le
Non modifiable
date du jour par défaut
Date de création de la pièce
Donnée technique propre à la pièce commerciale
Langue
Facultatif
Langue de la pièce commerciale
Pour implémenter une gestion multilingue des pièces commerciales, nous contacter
Texte délai
Facultatif
Champ de texte libre
Informatif, n'apparaît pas sur les éditions
E-mail destinataire
Facultatif
Mail du destinataire de la pièce commerciale
Informatif, n'apparaît pas sur les éditions
Texte entête
Ce champ permet de faire apparaître un commentaire en entête de l'édition de la pièce commerciale.
Texte pied
Ce champ permet de faire apparaître un commentaire en entête de l'édition de la pièce commerciale.
Commercial
Le coefficient de majoration / minoration sur PU permet d'appliquer une minoration ou majoration sur toutes les lignes de la pièce commerciale.
Contrat
L'onglet Contrat permet de consulter un contrat rattaché au devis ou de rattacher un contrat au devis.
Facturation
Par défaut, l'adresse de facturation est héritée de l'adresse de facturation principale saisie dans la FICHE CLIENT > ADRESSES. L'adresse spécifique à la pièce commerciale peut être modifiée sans impacter l'adresse saisie dans la fiche client.
Pour choisir une adresse de facturation différente, cliquer sur Sélectionner une adresse.
Livraison
Par défaut, l'adresse de livraison est héritée de l'adresse de livraison principale saisie dans la FICHE CLIENT > ADRESSES. L'adresse spécifique à la pièce commerciale peut être modifiée sans impacter l'adresse saisie dans la fiche client.
Pour choisir une adresse de livraison différente, cliquer sur Sélectionner une adresse.
Accès
Par défaut, les informations d'accès sont héritées de FICHE CLIENT > ADRESSES.
L'onglet ACCES permet de saisir des commentaires spécifiques à la pièce commerciale quant à l'accès à l'adresse du client (interphone, route, etc.). Cela n'impacte pas les informations d'accès déjà saisies dans la fiche client.
Les commentaires sur l'accès au point de livraison apparaissent sur l'application Atook Mobilité Chantier.
Ajout des lignes commerciales
La création du contenu du devis se fait dans l'onglet DEVIS > LIGNES.
Pour ajouter une ligne au devis, double-cliquer sur une ligne vide de la colonne Code Produit puis remplir le tableau comme suit :
Le champ Coefficient à appliquer à toutes les lignes permet d'appliquer le même coefficient de vente à toutes les lignes (par défaut, le coefficient de vente est hérité de la fiche produit)
Le champ Type TVA par défaut permet d'appliquer le même type de TVA à toutes les lignes commerciales de la pièce
Icônes
Non modifiable
Aucune
Les icônes symbolisent le type de produit ajouté au devis :
: article
: ouvrage
: famille d'équipement
: famille d'opérateur
: impératif
Code Produit
Obligatoire
Saisir le code produit
ou
cliquer sur l'icône 
pour accéder à la liste des produits
ou
faire un clic droit dans la colonne et cliquer sur 
Importe automatiquement toutes les données liées au produit (tarifs, TVA, etc.)
Désignation
Facultatif mais conseillé
Libellé de description du produit, hérité de la fiche produit
La désignation est le libellé affiché dans la ligne commerciale sur l'édition
Qté Restante
Obligatoire
Quantité du produit ou de l'ouvrage
Calcul du montant de la ligne
Qté OK
Facultatif
Saisir la quantité à générer si celle-ci est inférieure à la quantité totale saisie dans la colonne Qté
Si Qté Ok < Qté, la quantité générée (Qté Ok) est déduite de la Qté qui reste à générer
Prix Achat €
Obligatoire
Valeur héritée de la fiche produit par défaut mais peut être modifiée manuellement
Prix Achat € = Prix Vente € / Coefficient
Calcul du montant de la ligne
Coefficient
Obligatoire
Valeur héritée de la fiche produit par défaut mais peut être modifiée manuellement
Coefficient = Prix vente € / Prix Achat €
Calcul du montant de la ligne
Coef maj min
Non modifiable
Hérité de la fiche client
Coefficient de majoration ou de minoration appliqué au client
Calcul du montant de la ligne
Prix Vente €
Obligatoire
Valeur héritée de la fiche produit par défaut mais peut être modifiée manuellement
Prix vente € = Prix achat € x Coefficient
Calcul du montant de la ligne
Montant net €
Obligatoire
Valeur calculée automatiquement Montant net € = Qté x Prix vente €
Calcul du montant de la ligne
Type TVA
Obligatoire
Valeur héritée de la fiche produit par défaut mais peut être modifiée manuellement
Type de TVA du produit
Calcul du montant de la ligne
Calcul de la TVA déductible en comptabilité
TVA
Non modifiable
Affiche le taux de TVA associé au Type de TVA
Calcul de la TVA déductible en comptabilité
Regroupement BI
Facultatif
Réservé aux lignes de type ouvrages
Saisir un numéro par rendez-vous, commencer à 1
Permet de définir le nombre d'interventions à programmer et de regrouper les ouvrages par numéro d'intervention
Le numéro saisi dans la colonne pour chaque ligne d'ouvrage permet d'attribuer l'ouvrage à une intervention
Exemple :
Si le devis comprend 2 ouvrages et qu'aucune valeur n'est saisie dans la colonne, alors tous les ouvrages ne feront l'objet que d'une intervention (donc d'un seul rendez-vous).
Si pour le premier ouvrage on saisit la valeur 1 dans la colonne, puis la valeur 2 pour le second ouvrage, alors ces deux ouvrages feront chacun l'objet d'une intervention dédiée. Deux bons d'intervention seront donc générés et deux interventions seront planifiées.
Date d'intervention souhaitée
Facultatif
Réservé aux lignes de type ouvrages
Date d'intervention prévue pour l'ouvrage
Informatif
Ce champ n'impacte pas la planification
Unité
Obligatoire
Valeur héritée de la fiche produit par défaut mais peut être modifiée manuellement
Unité du produit
Informatif
Temps unitaire
Facultatif
Temps de main d'œuvre par intervenant (indicatif)
Si la colonne est complétée, la ligne est automatiquement identifiée comme ligne de main d'œuvre et sert de base au calcul du champ coût MO et montant MO
Si la colonne est laissée vide, la ligne est automatiquement identifiée comme ligne de fourniture et sert de base au calcul du champ coût fourniture
Informatif
Permet d'estimer le temps à passer pour la prestation dans le cas d'utilisation d'un produit de type main d'œuvre,
N'a pas d'impact sur le montant total
Temps total
Ne pas remplir (calculé automatiquement)
Temps de main d'œuvre total pour la ligne (Quantité x Temps unitaire)
Informatif
Permet d'estimer le temps à passer pour la prestation dans le cas d'utilisation d'un produit de type main d'œuvre,
N'a pas d'impact sur le montant total
Montant à générer €
Non modifiable
Non applicable aux devis
Montant calculé automatiquement en fonction de la quantité saisie dans la colonne Qté OK
Montant à générer (en une autre pièce commerciale)
Eco Taxe
Facultatif
Montant de la contribution environnementale, hérité de la fiche produit
Une ligne Contribution environnementale est ajoutée à la pièce commerciale si la colonne est complétée
Famille vente
Non modifiable
Famille de vente / achat, héritée de la sous-famille du produit
Permet de déterminer le taux de TVA applicable
Chantier
Non modifiable
Affiche le chantier concerné par le devis
Permet d'extraire les données analytiques propres au chantier
Le bas de la fenêtre affiche le montant total du devis.
Remarque
Les colonnes Prix Achat €, Coefficient, Prix vente € et Montant Net € sont interdépendantes : si le contenu d'une des colonnes est modifié, les valeurs des 3 autres colonnes sont recalculées automatiquement.
Pour supprimer une ligne de devis :
Sélectionner la ligne concernée en cliquant dessus
Cliquer sur l'icône
ou appuyer sur la touche Suppr du clavier
A savoir
Les lignes d'une pièce commerciale peuvent être exportées en faisant Clic droit sur une des lignes > Exporter vers la table vers Excel.
Ajouter des frais de ports à un devis
Pour appliquer des frais de ports à une commande, une livraison, une facture ou toute autre pièce commerciale de vente ou d'achat, il est nécessaire de créer un produit qui sera catégorisé comme frais de ports et d'approche.
Si des frais de ports ou d'approche sont imputés à une pièce commerciale d'achat, cela va modifier le PMUP (prix moyen unitaire pondéré) de la façon suivante : si les frais de ports concernent plusieurs produits différents, ils seront imputés à chaque produit au prorata de leur prix sur le montant total de la facture fournisseur
Exemple
Si une facture fournisseur comporte :
4 unités du produit X pour un prix d'achat unitaire de 10€ soit un total de 40€
2 unités du produit Y pour un prix d'achat unitaire de 15 € soit un total de 30€
100 € de frais de ports
Alors le PMUP de chaque produit sera calculé ainsi :
PUMPX = ((40/70)*100)/4 + 10 = 24,3 €
PUMPY = ((30/70)*100)/2 + 15 = 36,4 €
Pour ajouter des frais de ports ou d'approche à une pièce commerciale :
Créer un produit que l'on nommera Frais de ports pour l'exemple avec les caractéristiques suivantes :
Dans la fenêtre Informations secondaires, cocher la case Port, frais d'approche
Si la case Gestion tarif est cochée, la marge de vente est calculée selon le PUMP (ex. vente de licences), sinon la marge de vente est de 100% (ex. main d’œuvre, frais de facturation). Ne pas confondre marge de vente et marge sur le bilan de chantier.
Ajouter le produit Frais de ports à la pièce commerciale dans l'onglet Lignes commerciales et :
Lui attribuer un montant dans la colonne PU
Lui attribuer la quantité 1 dans la colonne Qté
es frais de ports sont automatiquement identifiés comme tel et répercutés sur la pièce commerciale
Mise en page du devis
Logo et couleurs
Le contenu affiché et les couleurs des éditions de pièces commerciales peuvent être personnalisés dans dans BASE > Paramètres.
Mise en page des lignes
La mise en page de chaque ligne peut être modifiée en cliquant sur le texte de la ligne dans la colonne Désignation.
Ajouter une ligne en dessous
Ajouter une ligne au-dessus
Ajouter un commentaire à la ligne
Supprimer la ligne
Copier la ligne
Coller la ligner
Détacher la ligne de la nomenclature
Rattacher le produit à la nomenclature
Insérer un chapitre
Créer un chapitre au-dessus de la ligne sélectionnée
Créer un sous-chapitre au-dessus de la ligne sélectionnée
Créer un sous-sous-chapitre au-dessus de la ligne sélectionnée
Homogénéiser la pagination et la mise en page des lignes de la pièce commerciale.
Supprimer un devis
Pour supprimer un devis, ouvrir la liste des devis :
Cliquer sur la ligne du devis à supprimer
Cliquer sur l'onglet Supprimer
Exemple : créer un devis de produits
Dans cet exemple, Mme Juste, responsable des ventes de l'entreprise AQUA HEAT souhaite créer un devis à destination de Julien MARCHAL, pour la vente de :
5 bacs de douche (code : BAC_DOUCHE)
3 WC suspendus (code : WC_SUSP)
Une prestation de livraison (code : FRAIS DE PORT)
Elle souhaite ensuite lui envoyer ce devis par mail via ATOOK.
Elle se rend dans VENTES > DEVIS > + Nouveau
Dans le champ Client, elle saisit Julien MARCHAL
Dans le champ Statut, elle choisit En préparation
Le champ Chantier est facultatif car pour l'instant elle souhaite juste éditer un devis. Une fois que le client aura accepté le devis, elle devra lui attribuer un chantier pour pouvoir générer le devis en commande.
Dans le champ Référence, elle saisit l'objet du devis à titre informatif : "Livraison de 5 bacs de douche et de 3 WC suspendus"
Le mode de règlement étant propre à la fiche client préalablement complétée, les conditions de règlement sont automatiquement saisies
Elle clique sur Enregistrer
Ensuite, elle se rend dans Lignes
Dans la colonne Code produit, elle saisit les codes et quantités suivantes :
Elle clique ensuite sur Enregistrer puis Fermer
De retour dans la fiche du devis, elle clique sur Imprimer pour éditer le devis et envoyer le devis
Dans la fiche éditions devis, elle clique sur Vers mail, son devis est automatiquement joint au mail :
Dans la boîte d'envoi du mail, elle sélectionne une Signature type préconçue pour l'envoi de devis afin de remplir automatiquement le corps du mail.
Elle clique enfin sur Envoyer.
Si son client accepte le devis, elle pourra ensuite le générer automatiquement en commande, en bon de livraison, ou en facture.
Exemple : créer un devis pour une intervention
Dans cet exemple, Mme Juste souhaite créer un devis à destination de Mme Dupont pour la fourniture et l'installation de 3 WC suspendus. Elle souhaite ensuite éditer le devis en PDF pour l'envoyer via sa boîte mail.
Elle a créé en amont :
la nomenclature de produit N_FOURNITURE POSE WC suivante :
le type d'intervention FOURNITURE POSE WC suivant :
Elle se rend dans VENTES > DEVIS > + Nouveau
Dans le champ Client, elle saisit Micheline DUPONT
Dans le champ Statut, elle choisit En préparation
Le champ Chantier est obligatoire : comme le devis comprend une intervention, l'intervention doit être rattachée à un chantier, elle clique sur l'icône
pour créer automatiquement un chantier.Dans le champ Référence, elle saisit l'objet du devis à titre informatif : "Livraison de 5 bacs de douche et de 3 WC suspendus"
Le mode de règlement étant propre à la fiche client préalablement complétée, les conditions de règlement sont automatiquement saisies
Elle clique sur Enregistrer
Ensuite, elle se rend dans Lignes
Dans la colonne Code produit, elle saisit la nomenclature de produit N_FOURNITURE POSE WC :
Dans la colonne Date intervention souhaitée, elle saisit une date indicative d'intervention
Elle clique sur Enregistrer puis Fermer
De retour dans la fiche devis, elle clique sur Créer PDF
Le PDF est automatiquement ajouté aux Documents associés
Une fois le devis accepté par le client, elle pourra générer son devis en commande puis, à partir de cette commande, générer un bon d'intervention et sélectionner le type d'intervention FOURNITURE POSE WC au moment de la génération.
Mis à jour