Générer une commande en une pièce de vente

Une commande peut être générée en devis client, en bon de préparation, en bon de livraison et en facture client (pour les pièces de vente). Il est possible de générer une commande en une pièce commerciale ou plusieurs commandes en une seule pièce commerciale.

Générer une commande en devis

Générer une commande en devis

Pour transformer (générer) une commande en devis :

1. Ouvrir la fiche de la commande ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cocher Créer PDF pour éditer la commande en même temps que la génération ;

4. Sélectionner générer en : Devis ;

5. Saisir une référence interne dans le champ Réf interne si besoin ;

6. Cocher Générer vers :

   1. Nouvelle pièce pour générer un nouveau devis ;

   2. Pièce existante ajouter cette commande à un devis ;

7. Cliquer sur Générer.

Générer plusieurs commandes en un seul devis

Méthode n°1 : ajouter une commande à un devis existant

Pour générer une commande en devis et l'ajouter à un devis existant :

1. Suivre les mêmes étapes que pour générer une commande en devis ;

2. Dans la fiche générer, Cocher Générer vers Pièce existante pour ajouter cette commande à un devis existant ;

3. Sélectionner le devis existant ;

4. Cliquer sur Générer.

Méthode n°2 : générer plusieurs commandes en un seul devis

Pour générer plusieurs commandes en un seul devis :

1. Ouvrir la fiche d'une des commandes ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cliquer sur Autres pièces sources ;

4. Cocher, dans la colonne Sélection, les lignes des autres commandes à générer dans le devis ;

5. Cliquer sur OK ;

6. Cocher Créer PDF pour éditer la commande en même temps que la génération ;

7. Sélectionner générer en : Devis ;

8. Saisir une référence interne dans le champ Réf interne si besoin ;

9. Cocher Générer vers Nouvelle pièce ;

10. Cliquer sur Générer.

Générer une commande en bon de préparation ou en bon de livraison

Pour transformer (générer) une commande en bon de préparation ou en bon de livraison :

1. Ouvrir la fiche de la commande ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cocher Créer PDF pour éditer la commande en même temps que la génération ;

4. Sélectionner générer en : Bon de préparation ou Bon de livraison ;

5. Saisir une référence interne dans le champ Réf interne si besoin ;

6. Cocher Générer vers :

   1. Nouvelle pièce pour générer un nouveau bon ;

   2. Pièce existante ajouter cette commande à un bon existant ;

7. Cliquer sur Générer.

Générer plusieurs commandes en un seul bon de préparation ou un seul bon de livraison

Méthode n°1 : ajouter une commande à un bon existant

Pour générer une commande en bon de préparation / livraison et l'ajouter à un bon de préparation / livraison existant :

1. Suivre les mêmes étapes que pour générer une commande en bon de préparation / livraison ;

2. Dans la fiche générer, Cocher Générer vers Pièce existante pour ajouter cette commande à un bon existant ;

3. Sélectionner le bon de préparation / livraison existant ;

4. Cliquer sur Générer.

Méthode n°2 : générer plusieurs commandes en un seul bon de préparation ou de livraison

Pour générer plusieurs commandes en un seul bon de préparation / livraison :

1. Ouvrir la fiche d'une des commandes ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cliquer sur Autres pièces sources ;

4. Cocher, dans la colonne Sélection, les lignes des autres commandes à générer dans le bon ;

5. Cliquer sur OK ;

6. Cocher Créer PDF pour éditer la commande en même temps que la génération ;

7. Sélectionner générer en : Bon de préparation ou Bon de livraison ;

8. Saisir une référence interne dans le champ Réf interne si besoin ;

9. Cocher Générer vers Nouvelle pièce ;

10. Cliquer sur Générer.

Générer une commande en facture

Générer partiellement une commande en facture (facture intermédiaire)

Pour transformer (générer) partiellement une commande en facture (c'est-à-dire créer une facture intermédiaire à partir d'une commande) :

1. Ouvrir la fiche de la commande ;

2. Cliquer sur Lignes ;

3. Dans la colonne QtéOk du tableau, saisir la quantité à générer pour chaque ligne ;

4. Cliquer sur Enregistrer puis Fermer ;

5. De retour dans la fiche commande, cliquer sur Générer ;

6. Cocher Créer PDF pour éditer la facture en même temps que la génération ;

7. Sélectionner générer en : Facture client ;

8. Saisir une date de livraison dans le champ Date de livraison (facultatif) ;

   1. Si une date de livraison est saisie, celle-ci est affichée au-dessus des lignes commerciales dans l'édition de la facture ;

   2. Si aucune date de livraison n'est saisie, la date du jour est indiquée par défaut mais n'est pas affichée dans l'édition de la facture ;

9. La coche Cocher Générer vers est grisée sur Nouvelle pièce par défaut car une facture déjà créée ne peut pas être modifiée ;

10. Cliquer sur Générer.

Générer une commande en facture

Pour transformer (générer) une commande en facture :

1. Ouvrir la fiche de la commande ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cocher Créer PDF pour éditer la facture en même temps que la génération ;

4. Sélectionner générer en : Facture client ;

5. Saisir une date de livraison dans le champ Date de livraison (facultatif) ;

   1. Si une date de livraison est saisie, celle-ci est affichée au-dessus des lignes commerciales dans l'édition de la facture ;

   2. Si aucune date de livraison n'est saisie, la date du jour est indiquée par défaut mais n'est pas affichée dans l'édition de la facture ;

6. La coche Cocher Générer vers est grisée sur Nouvelle pièce par défaut car une facture déjà créée ne peut pas être modifiée ;

7. Cliquer sur Générer.

Générer plusieurs commandes en une seule facture

Pour générer plusieurs commandes en une seule facture :

1. Ouvrir la fiche d'une des commandes ;

2. Cliquer sur l'onglet Générer ;

3. Cliquer sur Autres pièces sources ;

4. Cocher, dans la colonne Sélection, les lignes des autres commandes à générer dans la même facture ;

5. Cliquer sur OK ;

6. Cocher Créer PDF pour éditer la facture en même temps que la génération ;

7. Sélectionner générer en : Facture client ;

8. Saisir une date de livraison dans le champ Date de livraison (facultatif) ;

   1. Si une date de livraison est saisie, celle-ci est affichée au-dessus des lignes commerciales dans l'édition de la facture ;

   2. Si aucune date de livraison n'est saisie, la date du jour est indiquée par défaut mais n'est pas affichée dans l'édition de la facture ;

9. Cliquer sur Générer.

Stocks insuffisants

Lors de la génération d'une pièce commerciale, un message d'erreur peut s'afficher si les stocks sont insuffisants pour un ou plusieurs des produits contenus dans les lignes commerciales.

• Le bouton Forcer permet de poursuivre la génération en venant déduire du stock les produits, le stock du produit devient alors négatif.

• Le bouton Maj Qté OK et forcer permet de poursuivre la génération en venant réduire les quantités générées : seules les quantités en stock sont générées dans la nouvelle pièce commerciale.

Exemple

Un utilisateur souhaite générer la pièce commerciale suivante :

• BAC DE DOUCHE : Qté : 10 / QtéOK : 10

• POMPE A CHALEUR : Qté : 2 / QtéOK : 2

Au moment de générer la pièce commerciale, la fenêtre LISTE STOCKS INSUFFISANTS s'ouvre et affiche : "la génération n'a pas abouti car les stocks disponibles des produits ci-dessus sont insuffisants :

• POMPE A CHALEUR : Stock réel : 1 / Stock réservé : 0 / Stock dispo : 1 / Qté demandée : 2"

Si l'utilisateur souhaite tout de même générer la pièce commerciale avec les quantités initiales (2), alors il cliquera sur le bouton Forcer et obtiendra :

• Quantité sur la pièce commerciale générée : 2 unités

• Stocks du produit après génération : Stock réel : -1 / Stock réservé : 0 / Stock dispo : -1

Si l'utilisateur souhaite mettre à jour les quantités et générer la pièce commerciale avec les quantités en stock (1), alors il cliquera sur le bouton MAJ QtéOK et générer et obtiendra :

• Quantité sur la pièce commerciale générée : 1 unité

• Stocks du produit après génération : Stock réel : 0 / Stock réservé : 0 / Stock dispo : 0