Créer des factures de situation à partir d'une commande
Générer une commande par avancement signifie que la commande sera générée en factures au fur et à mesure de l'avancement des travaux (ou de la livraison de la commande). Plusieurs factures seront générées depuis une seule commande.
Exemple
L'entreprise AQUA HEAT doit équiper 5 étages d'un immeuble en systèmes de climatisation. Elle souhaite émettre des factures de situation à chaque fois qu'un étage est équipé.
Elle crée un devis pour l'équipement de 5 étages et coche le paramètre Générer par avancement ;
Elle génère le devis en commande ;
Dès que le premier étage est équipé, elle génère 20% de la commande en facture, et ainsi pour chaque étage.
Pour générer simplement une facture intermédiaire à partir d'une commande (par exemple, pour une livraison partielle), voir générer partiellement une commande en facture. Cette approche ne permet en revanche pas d'obtenir un décompte général et définitif.
Générer des factures de situation
Remarque
Le paramètre de génération par avancement est à cocher dès le devis et ne peut plus se faire au niveau de la commande.
Pour envoyer des factures intermédiaires (factures de situation) :
Création du devis pour facturation par avancement :
Cocher la case Générer par avancement ;
Cliquer sur Générer en haut de la fiche devis ;
Cliquer à nouveau sur Générer dans la fenêtre de génération par avancement ;
Cliquer sur Ouvrir en modification pour ouvrir la commande générée.
Génération de la commande en factures de situation :
Dans le fiche commande, cliquer sur Lignes pour accéder aux lignes commerciales ;
Le champ Avt est non modifiable, il indique le % de la commande généré en factures jusqu'à présent ;
Dans le champ AvtOk :
Pour la première facture de situation : saisir le % à facturer dans une facture de situation
Pour les factures de situation suivante : saisir le % total d'avancement (par exemple, si une première facture de situation de 30% du marché a été créée, et que l'on souhaite générer ensuite 20% du marché total, saisir 50 dans le champ AvtOk) ;
Pour la dernière facture de situation : saisir 100.
Cliquer sur Enregistrer et fermer la fenêtre des lignes ;
De retour dans la fiche commande, cliquer sur Générer ;
Cocher Générer en Facture client ;
Cliquer sur Générer : la facture de situation est créée.
Astuce
Pour visualiser simplement l'avancement d'une commande et les factures déjà générées :
Aller dans la liste des commandes ;
Sélectionner la commande concernée ;
Cliquer sur l'onglet Synthèse : celui-ci permet d'afficher le chantier et toutes les pièces commerciales liées à cette commande (attention, la synthèse ne prend pas en compte la multi-imputation des lignes et affiche les pièces commerciales pour lesquelles l'affaire est mentionnée en entête de la pièce)
Exemple
Création du devis
À vérifier
La case Générer par avancement est bien cochée.
Lignes commerciales du devis
Génération du devis en commande
Lignes de la commande
Dans notre exemple, nous souhaitons générer 30% de la commande en une première facture de situation.
Nous saisissons donc 30 dans le champ AvtOk puis nous cliquons sur Enregistrer. Le montant de la première situation est indiqué au bas des lignes, il est de 990€ HT.
Génération de la première facture de situation depuis la commande
Impression de la première facture de situation
Saisie du règlement de la première facture de situation
Pour saisir le paiement des factures, on se rend sur la facture concernée, depuis le module SYNTHESE ou depuis la liste des factures et on clique sur Règlement ou Règlement auto pour saisir le règlement de la facture. Ici nous saisissons un règlement auto depuis la liste des factures.
Génération des factures de situation suivantes
Pour retrouver la commande, le chantier et les factures de situation déjà émises au même endroit, on se rend dans le module SYNTHESE et on sélectionne une des pièces commerciales liées à la commande, ici il s'agit de la commande numéro 59. La synthèse affiche donc le chantier concerné, le devis, la commande, et la première facture de situation créée depuis la commande.
On remarque que le montant de première situation a été déduit du montant de la commande.
On souhaite à présent créer une deuxième facture de situation. Notre chantier a atteint un avancement total de 70% que l'on va donc facturer. Nous sélectionnons la commande, nous cliquons sur Lignes et nous allons saisir 70 dans le champ AvtOk. On remarque que le champ Avt contient la valeur 30 : il s'agit de la part du marché total facturée jusqu'à présent.
De retour dans la SYNTHESE, nous sélectionnons la commande et nous cliquons sur Générer.
On retrouve la Facture de situation N°2 dans la synthèse et son montant a été déduit de la commande.
Dans la facture de situation n°2, le montant total des travaux réalisés et le montant déjà payé pour les situations précédents.
Génération de la dernière facture
Depuis la synthèse, on se rend dans les lignes de la commande et on saisit la valeur 100 dans le champ AvtOk. Dans notre exemple, le règlement de la situation N°2 n'a pas été saisi.
On obtient la facture de situation N°3 suivante, sur laquelle apparaît au bas de page le montant restant à payer au titre des factures précédentes, et le montant à payer au titre de la situation N°3 ainsi que le total des deux montants.
Génération du décompte général et définitif
Pour générer le DGD, nous sélectionnons la dernière facture de situation et cliquons sur Générer, puis sur Générer le Décompte Général et Définitif.
Dans la fenêtre d'impression, nous cliquons sur Modifier les paramètres d'impression pour aller sélectionner le modèle d'impression propre au DGD. Une fois le modèle sélectionné, nous cliquons sur Edition.
Nous obtenons le DGD suivant :
Mis à jour