Lettres type
Les lettres types permettent de créer des mails standards (par exemple, des mails de relance de paiement) dans lesquels il est possible d'ajouter des éléments variables. Les lettres types permettent d'automatiser les relances en récupérant les informations utiles et en les saisissant automatiquement dans le mail.
La lettre type est automatiquement ajoutée en pièce jointe du mail, le corps du mail est, lui, complété manuellement ou grâce aux signatures préconfigurées.
Créer une lettre type
Pour créer une lettre type :
Aller dans le menu BASE > Lettres type ;
Cliquer sur + Nouveau ;
Saisir le nom de la lettre type dans le champ Nom ;
Rédiger le corps de la lettre de relance ;
Si besoin, ajouter des éléments variables (champ Ajout variable), les champs variables correspondant aux données suivantes :
Adresse 1 client
<ADR1_CLI>
Première ligne d'adresse du client
Adresse 2 client
<ADR2_CLI>
Deuxième ligne d'adresse du client
Compte client
<COMPTE_CLI>
Compte auxiliaire du client
Date de l'envoi
<DATE_ENVOI>
Date à laquelle la facture a été envoyée
Date jour
<DATE_JOUR>
Date de la relance
Nom client
<NOM_CLI>
Nom du client
Relance
<FACT_2>
Liste des factures non réglées du client avec, pour chaque facture :
la date d'échéance
le libellé de la facture
le montant TTC total de la facture
le montant réglé
le reste à payer
Traite
<FACT_1>
Traite
Ville client
<VIL_CLI>
Code postal et nom de la ville du client
Exemple
Exemple
Mr Pierre, comptable de la société AQUA HEAT souhaite automatiser ses relances clients. Il veut créer une pièce jointe pour son mail de relance qui liste tous les paiements en attente pour le client concerné. Il crée donc la lettre type suivante :
Il crée une relance pour la cliente Adèle Montferrand, et son mail type génère automatiquement le contenu suivant dans une pièce jointe :
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