Prospects

Les prospects sont des clients potentiels qu'on ne souhaite pas identifier comme clients. Un prospect peut être généré en client lorsque cela devient pertinent.

Prérequis

Pour créer un nouveau prospect, il est nécessaire au préalable de :

• Paramétrer les qualités

• Paramétrer les familles de tarifs

• Paramétrer les familles comptables

• Créer au moins un chargé d'affaires

Créer un prospect

Pour créer un prospect :

1. Aller dans le menu BASE > Prospects

2. Cliquer sur + Nouveau

3. Remplir les champs comme suit :

Informations générales

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Code	Obligatoire	Code attribué par défaut Pour modifier le code, cliquer sur l'icône et attribuer un code court (8 caractères maximum, sans caractères spéciaux) et pertinent pour faciliter les recherches	Identifiant unique du prospect
Société / Nom	Obligatoire	Nom de la société ou du prospect	Apparaît dans les éditions et Permet de retrouver un prospect dans une liste grâce à l'outil de recherche, ou à appeler le prospect dans un champ en saisissant le nom
Qualité +	Obligatoire	Sélectionner une qualité ou cliquer sur + pour créer une nouvelle qualité Les qualités client et prospects sont gérées dans BASE > Tiers > Qualités clients	Informatif et Permet d'appliquer un filtre de recherche dans la liste des prospect
Préfixe +	Facultatif	En fonction du type de qualité sélectionné (professionnel ou particulier), une liste de préfixes est suggérée Cliquer sur + pour créer un nouveau préfixe Les préfixes sont gérés dans le menu BASE > Tiers > Préfixes	Les préfixes apparaissent dans les éditions

Informations secondaires

Cette partie concerne l'archivage du prospect

Coche	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Archivé	Facultatif	Cocher la case pour activer l'archivage manuel La case est cochée par défaut si le prospect a été archivé via l'outil d'archivage dans GESTION > Archivage > Clients / fournisseurs / produits	Classe le prospect comme archivé
Archive Auto	Facultatif	Cocher la case pour activer l'archivage automatique de ce prospect	Le prospect sera automatiquement archivé si une procédure d'archivage est lancée dans GESTION > Archivage > Clients / fournisseurs / produits
Créé le	Non modifiable	Date de création de la fiche par défaut	Informatif
Créé le	Non modifiable	Date de dernière modification par défaut	Informatif

Astuce

Personnalisez l'onglet à afficher par défaut à l'ouverture de la fiche via le menu SECURITE > Utilisateurs.

Adresses

L'onglet ADRESSES permet de saisir les adresses du prospect ainsi que les contacts et équipements associés à cette adresse.

Pour ajouter une nouvelle adresse au prospect :

1. Aller dans l'onglet ADRESSES

2. Cliquer sur une ligne vide du tableau dans la colonne Type Adresse

3. Remplir les colonnes comme suit

Colonne	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Type Adresse	Obligatoire	Facturation ou Livraison	Adresse saisie par défaut en tant qu'adresse de facturation ou de livraison lors de la création de pièces commerciales
Principale	Obligatoire sur au moins une adresse de facturation et une adresse de livraison	Cocher la case s'il s'agit de l'adresse de facturation ou de livraison principale.	Adresse de livraison ou de facturation sélectionnée par défaut lors de la création de pièces commerciales
Nom	Facultatif	Attribuer un nom à l'adresse	Informatif
Adresse 1	Obligatoire	Saisir la première ligne d'adresse	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Adresse 2	Facultatif	Saisir la deuxième ligne d'adresse	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Adresse 3	Facultatif	Saisir la troisième ligne d'adresse	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Code Postal	Obligatoire	Saisir le code postal de l'adresse	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Ville	Obligatoire	Choisir une ville dans la liste déroulante	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Pays	Obligatoire	Choisir un pays dans la liste déroulante	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Téléphone	Facultatif	Saisir le numéro de téléphone fixe du prospect	Informatif Apparaît dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Portable	Facultatif	Saisir le numéro de téléphone portable du prospect	Informatif Apparaît dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Email	Facultatif	Saisir le mail de contact du prospect pour cette adresse	Informatif Apparaît dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Zone géographique	Facultatif	Sélectionner une zone géographique Les zones géographiques sont gérées dans le menu BASE > Chantiers > Zones géographiques	Permet de calculer les frais de déplacement associés à cette zone
Equipement	Facultatif	Cliquer sur le bouton Equipements à cette adresse pour ajouter ou supprimer des équipements	Informatif Apparaît dans l'application ATOOK Mobilité Chantier Les équipements peuvent être créés dans le menu BASE > Equipements
Accès	Facultatif	Saisir les détails de l'accès à l'adresse (interphone, spécificités de parking, etc.)	Informatif Apparaît dans l'application ATOOK Mobilité Chantier

Le bouton Dupliquer l'adresse permet de dupliquer l'adresse sélectionnée.

Pour supprimer une adresse, sélectionner l'adresse et appuyer sur la touche Suppr.

Equipements

L'accès aux équipements du prospect se fait à partir de l'onglet ADRESSES, via le bouton Equipements à cette adresse .

Il permet d'ajouter, modifier ou supprimer des équipements attribués au prospect.

Remarque

Une fois le prospect généré en client, les équipement inscrits dans les fiches clients (moteurs, machines, installations, etc) sont accessibles aux opérateurs pour leurs interventions via l'application ATOOK mobilité chantier.

Pour créer des équipements clients ou prospects, aller dans le menu BASE > Equipements .

Commercial

L'onglet COMMERCIAL permet d'obtenir d'attribuer des propriétés aux prospect afin d'obtenir des statistiques commerciales ciblées : par groupement de clients, par chargé d'affaires, etc., grâce à l'outil requêteur.

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Famille tarif	Obligatoire	Sélectionner une famille de tarif Les familles de tarifs sont gérées dans le menu BASE > Tarifs > Familles tarifs	Les familles de tarifs permettent d'attribuer des conditions tarifaires aux prospects appartenant à une famille
Groupe chargé d'affaires	Facultatif	Sélectionner un groupe de chargé d'affaires	Informatif
Vente exceptionnelle	Facultatif	Cocher la case si le prospect n'est pas représentatif de l'activité habituelle de l'entreprise	La facture associée à cette vente est spécifiée comme exceptionnelle. Le module de réapprovisionnement permet d'exclure ou d'inclure les ventes exceptionnelles de l'année afin de s'approvisionner au plus proche des besoins réels.
Chargé d'affaires	Obligatoire	Sélectionner un chargé d'affaires	Informatif Permet d'appliquer un filtre de recherche par Chargé d'affaires (recherche de pièces commerciales, de clients, etc.)
Groupement	Facultatif	Attribuer un groupement au prospect Les groupements sont gérés dans BASE > Tiers > Groupements	Permet d'attribuer des conditions tarifaires par groupements de clients (un prospect peut appartenir à un groupement de clients)
Région	Facultatif	Attribuer une région au prospect Les régions sont gérées dans BASE > Tiers > Groupements	Permet d'obtenir des statistiques sur les clients
INCOTERM	Facultatif	Saisir l'Incoterm du prospect (si applicable)	Informatif
Offres et informations	Facultatif	Cocher les modes de communication marketing acceptés consentis par le prospect	Le requêteur permet d'extraire la liste des clients qui ont consenti aux communications cochées
Type d'intervention	Facultatif	Sélectionner l'intervention la plus fréquemment réalisée chez ce prospect	Sélectionne par défaut le type d'intervention pour ce prospect lors de la création d'un bon d'intervention

Administratif

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Mode règlt	Facultatif pour créer le prospect Obligatoire pour générer une pièce commerciale une fois le prospect généré en client	Sélectionner le mode de règlement du prospect Les modes de règlement sont gérés dans BASE > Comptabilité > Modes de règlement	Selon le mode de règlement choisi, différentes informations sont affichées dans les pièces commerciales. Si le mode de règlement est un virement, les informations bancaires de l'entreprise s'affiche. Si le mode de règlement est un prélèvement, les informations bancaires du client s'affiche.
Mode éch.	Facultatif pour créer le prospect Obligatoire pour générer une pièce commerciale une fois le prospect généré en client	Choisir le nombre de jour et le mode d'échéance	Permet de calculer automatiquement la date d'échéance des factures pour ce client Net : le délai de paiement commence au jour de l'émission de la facture Fin de mois : la facture est due à la fin du mois d'émission Fin de mois le 5 : la facture est due au 5 du mois suivant + le délai de paiement Fin de mois le 10 : la facture est due au 10 du mois suivant + le délai de paiement Ech + Fin de mois : la facture est due à la fin du mois une fois le délai de paiement échu
Banque société	Facultatif si le mode de règlement choisi est différent du virement Obligatoire si le mode de règlement choisi est le virement	Sélectionner la banque sur laquelle l'entreprise souhaite recevoir le virement Les informations bancaires de la société sont gérées dans BASE > Comptabilité > Banques de l'entreprise	Les informations bancaires de la société s'affichent sur les éditions de vente lorsque le mode de règlement sélectionné est "Virement"

Banque du client

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Dom. bancaire	Facultatif si le mode de règlement choisi est différent du prélèvement Obligatoire si le mode de règlement choisi est le prélèvement	Domiciliation de la banque (ville)	S'affiche sur les éditions de vente si le mode de règlement sélectionné est "Prélèvement"
IBAN	Facultatif si le mode de règlement choisi est différent du prélèvement Obligatoire si le mode de règlement choisi est le prélèvement	Saisir l'IBAN du client	S'affiche sur les éditions de vente si le mode de règlement sélectionné est "Prélèvement"
BIC	Facultatif si le mode de règlement choisi est différent du prélèvement Obligatoire si le mode de règlement choisi est le prélèvement	Saisir le BIC du client	S'affiche sur les éditions de vente si le mode de règlement sélectionné est "Prélèvement"

Comptabilité

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Famille comptable	Obligatoire	Famille comptable du prospect	Permet d'attribuer le bon taux de TVA aux produits pour chaque prospect
Cpt général	Obligatoire	Compte comptable général	Transfert en comptabilité
Cpt auxiliaire	Facultatif	Compte comptable auxiliaire	Transfert en comptabilité

Informations légales

Les informations légales sont obligatoires pour les pièces de ventes adressées à des clients professionnels. Par défaut, ce champ est masqué lorsque la Qualité client sélectionnée est une qualité client de type Tiers particulier.

Champ	Facultatif	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
N° de TVA	Obligatoire	Numéro de TVA prospect	Information légale
SIRET	Obligatoire	Numéro de SIRET prospect	Information légale
APE	Obligatoire	Code APE prospect	Information légale

Encours et blocages

L'onglet Encours et blocages permet de créer des blocages spécifiques au prospect.

Contacts

L'onglet CONTACTS permet de saisir plusieurs contacts pour le prospect.

Pour ajouter un nouveau contact, cliquer sur une ligne vide du tableau et saisir les informations du contact concerné.

Ces informations sont saisies à titre informatif.

Conditions

L'onglet CONDITIONS permet de consulter les conditions tarifaires appliquées au prospect. Ces conditions tarifaires peuvent être attribuées :

• Par client ou prospect (appliquée après la création du client ou prospect) ;

• Par groupement de client (un prospect peut appartenir à un groupement de clients) ;

• Par famille de tarifs clients (appliquée dès la création du client s'il appartient à la famille de tarif concernée) ;

• Pour tous les clients (appliquée dès la création du client).

Le tableau permet uniquement de consulter les conditions tarifaires paramétrées dans BASE > TARIFS > CONDITIONS TARIFAIRES pour ce client. Il n'est pas possible de modifier les conditions tarifaires directement dans le tableau.

Visites

L'onglet VISITES permet de suivre les échanges avec le prospect et les actions menées.

Les lignes contenues dans cet onglet sont à titre informatif.

Commentaires

L'onglet COMMENTAIRES permet d'attacher des commentaires internes (non visibles sur les pièces commerciales) à la fiche prospect.

Générer un prospect en client

Pour générer un client en prospect :

1. Aller dans le menu TIERS > Prospects

2. Cliquer sur le prospect à générer en client

3. Aller dans Autres > Générer client

4. Attribuer un nouveau code client (facultatif)

5. Modifier la famille comptable si besoin

6. Saisir les informations de TVA, APE et SIRET s'il ne s'agit pas d'un client de type Tiers particulier.

7. Cliquer sur Valider