Parcours utilisateur : du bon d'intervention à la facture

Créer le bon d'intervention

Pour créer manuellement le bon d'intervention sans devis préalable :

• Aller dans le module INTERVENTIONS > BON INTERV

• Cliquer sur + Nouveau

Articles et ouvrages

Dans la fiche du bon d'intervention, les articles et ouvrages sont automatiquement hérités de notre type d'intervention Installation PAC TEMAO.

On retrouve les éléments facturables (articles et ouvrages) dans l'onglet Articles :

On retrouve les ouvrages à réaliser dans l'onglet Ouvrages du bon. Ici nous souhaitons ajouter un commentaire au premier ouvrage pour détailler son contenu en cliquant sur l'icône :

Ajouter un impératif

Nous souhaitons ajouter un impératif pour rappeler visuellement aux opérateurs de le traiter avant l'intervention.

Pour ajouter un impératif, nous allons dans l'onglet Impératifs et cliquons sur Ajouter. Ici, nous sélectionnons l'impératif Autorisation de voirie et ajoutons un commentaire pour indiquer l'avancement de l'impératif.

Planifier l'intervention

Ouvrons le bon d'intervention concerné et allons dans l'onglet Planification pour cliquer sur Ajouter un rendez-vous. Dans l'entête de la fiche rendez-vous, nous retrouvons les informations clés du bon et nous pouvons ainsi savoir qui planifier sur l'intervention, ici un plombier et un électricien.

Afin de mieux visualiser le planning des plombiers et des électriciens, nous quittons la fiche rendez-vous sans la modifier et nous retournons dans le PLANNING.

Dans le module PLANNING, nous retrouvons le bon d'intervention dans la liste des bons d'intervention en :

• Cochant le Statut le statut à faire pour n'afficher que les bons non planifiés ;

• Cliquant sur l'entête de la colonne Date de création pour afficher les bons par date de création.

Nous appliquons ensuite un filtre sur les familles d'opérateurs à afficher, pour n'afficher que les électriciens et les plombiers.

Nous pouvons ainsi voir sur quels créneaux, 1 plombier et 1 électricien sont disponibles.

Nous recherchons dans notre exemple un créneau de 3 jours (car notre intervention a une durée prévue de 21 heures, configurée dans le type d'intervention mais modifiable dans la fiche rendez-vous) sur lequel 1 électricien et 1 plombier peuvent intervenir simultanément. Ici, on remarque qu'à partir du 22 septembre, l'électricien Marcel FEUILLE et la plombière Karine DUBOIS sont disponibles pendant 3 jours. Nous sélectionnons alors le bon d'intervention pour le glisser sur la période souhaitée, dans le planning d'un des opérateurs que nous souhaitons affecter au rendez-vous.

On double-clique ensuite sur la tuile pour ouvrir la fiche rendez-vous et y affecter le deuxième opérateur.

Dans l'onglet Opérateurs, nous sélectionnons Marcel FEUILLE puis nous allons dans l'onglet Affectations pour affecter un des deux opérateurs comme chef d'équipe. Par défaut, le premier opérateur affecté au rendez-vous est automatiquement affecté comme chef de chantier. Ici, on souhaite laisser Karine DUBOIS comme cheffe d'équipe.

Ajout d'une note au rendez-vous

Nous souhaitons indiquer aux opérateurs de prendre le Kangoo pour leur intervention et de faire le plein. Nous ajoutons donc comme note de rendez-vous : "Prendre le Kangoo et faire le plein".

Nous cliquons ensuite sur Enregistrer et Fermer

Notre intervention est planifiée, on peut retrouver le rendez-vous dans la fiche du bon, onglet Planification, et directement sur le planning.

Ajout de documents au bon d'intervention

Ici nous souhaitons ajouter la documentation produit de la pompe à chaleur.

• Nous allons dans la fiche du bon et cliquons sur Doc Associés

• Nous cliquons sur Nouveau puis nous faisons un cliquer déposer du document en question vers la GED

Notre document est associé à l'intervention et on peut le retrouver dans ATOOK Mobilité Chantier dans l'onglet Documents parmi les documents liés à l'intervention.

Accès au rendez-vous dans ATOOK Mobilité Chantier

Chaque opérateur voit l'intervention programmée dans son planning et les détails de l'intervention.

Saisie des rapports de rendez-vous journaliers

Après chaque rendez-vous, la cheffe d'équipe doit saisir :

• les ouvrages réalisés dans la journée

• les temps opérateurs de la journée

• les articles fournis dans la journée

Ici, sur le premier jour :

• le première ouvrage a été finalisé et le deuxième commencé ;

• le rendez-vous a été réalisé sur les temps prévus

• la pompe à chaleur a été fournie

• Aucune note n'est ajoutée au rendez-vous et

• Le rendez-vous a été est validé.

Validation des temps opérateur :

Le même jour, Marcel FEUILLE doit valider les temps saisis par sa cheffe d'équipe. Une notification s'affiche sur son application pour l'inviter à valider ses temps :

Ainsi, pour chaque journée, le rapport de rendez-vous doit être envoyé par la cheffe d'équipe et les temps saisis validés par chaque opérateur.

Clôture du rapport d'intervention dans ATOOK Mobilité Chantier

Seule la cheffe d'équipe, Karine DUBOIS, a accès à l'onglet Rapport.

Temps

Comme l'intervention est étalée sur 3 jours, elle doit saisir les temps des opérateurs sur chacune des journées d'intervention.

Ouvrages

Dans notre exemple, l'ouvrage a été totalement réalisé, la cheffe de chantier clique donc sur Fait. S'il n'avait été que partiellement réalisé, elle aurait pu cliquer sur A reporter afin d'indiquer à la planification dans ATOOK Bureau qu'un nouveau rendez-vous est nécessaire.

Fournitures livrées

Dans notre exemple, nous avons livré une Pompe à chaleur comme prévu, mais 4 Tuyaux de cuivre au lieu de 2. Nous ajustons les quantités fournies :

Rapport d'intervention dans ATOOK Bureau

Le rapport d'intervention reprend les fournitures livrées en plus dans l'onglet Articles :

Tous les ouvrages sont passés au statut Réalisé dans l'onglet Ouvrages du rapport :

Les temps opérateurs de l'intervention peuvent être retrouvés dans l'onglet Temps du rapport :

On constate ici que l'opérateur Marcel Feuille n'a pas encore validé ses temps sur les deux dernières journées d'intervention. Il peut toujours saisir ses temps dans l'application et ceux-ci seront mis à jour dans le rapport une fois sa saisie envoyée.

Génération de la facture depuis le rapport d'intervention

Depuis le rapport d'intervention, en cliquant sur Générer facture, la facture est créée à partir des éléments saisis dans le rapport d'intervention. Les fournitures supplémentaires sont donc ajoutées aux éléments facturés.