Créer une facture fournisseur

Créer une facture fournisseur à partir d'Atook permet de suivre les mouvements de produits, calculer la TVA déductible et saisir les règlements associés à chaque facture.

Une facture fournisseur peut être créée manuellement, ou générée automatiquement à partir :

• d'une commande fournisseur

• d'une livraison fournisseur (réception)

Créer une facture fournisseur manuellement

Pour créer manuellement une facture fournisseur :

1. Aller dans ACHATS > FACTURES

2. Cliquer sur + Nouveau

3. Compléter les champs comme suit :

Informations générales

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie ?
Numéro	Obligatoire	Numéro attribué automatiquement	Filtre de recherche
Numéro chez le fournisseur	Facultatif	Numéro de devis attribué par le fournisseur	Identification de la pièce commerciale
Le	Obligatoire	Date du jour attribuée par défaut	Identification de la pièce commerciale
Fournisseur	Obligatoire	Nom du fournisseur	Identification de la pièce commerciale
Commande	Applicable aux BL et factures uniquement Le numéro est hérité de la commande si le BL ou la facture sont générés depuis celle-ci	Numéro de commande correspondant au BL ou à la facture.	Informatif
Relancé	Applicable aux commandes uniquement	Cocher la case pour indiquer la date de dernière relance faite	Informatif
Réception	Facultatif	Date de réception la pièce commerciale	Informatif
Référence	Facultatif	Référence de la pièce commerciale	Informatif
Réf interne	Facultatif	Référence interne de la pièce commerciale	Informatif
Date de création	Non modifiable	Date de création de la pièce commerciale dans ATOOK Bureau (la date du jour est saisie par défaut)	Informatif
Rédacteur	Obligatoire Valeur par défaut : utilisateur	Rédacteur de la facture	Informatif Filtre de recherche
Comptabilisé	Non modifiable Applicable aux factures uniquement	La case est cochée par défaut si la facture a été transférée en comptabilité	Transfert en comptabilité
Chantier	Obligatoire si la colonne chantier n'est pas renseignée pour chaque ligne Facultatif si la colonne chantier est renseignée pour chaque ligne	Saisir un chantier dans ce champ si toute la facture est imputable à un seul chantier Saisir les chantiers sur les lignes commerciale dans la colonne Chantier si la facture concerne différents chantiers	Calcul du bilan de chantier

Lignes commerciales

Icône	Fonctionnalité
	Paginer
	Copier la ligne
	Coller la ligne
	Monter la ligne
	Descendre la ligne
	Ajouter un chapitre
	Ajouter un sous-chapitre
	Insérer un élément
	Insérer une ligne vide
	Insérer une ligne de commentaire
	Supprimer la ligne
	Ouvrir la liste des produits
	Ouvrir la fiche du produit
	Importer des lignes commerciales
	Exporter des lignes commerciales
	Consulter la trace du produit
	Consulter le stock du produit
	Mettre à jour le tarif des lignes (pour appliquer les modifications à une sélection, sélectionner les lignes auxquelles appliquer les modifications en faisant Ctrl + clic et cocher la case Appliquer les modifications à la sélection uniquement)
	Rechercher un texte dans la fenêtre (la barre de recherche s'affiche en haut à droite de la fenêtre)
	Valider / Dévalider toutes les lignes (les lignes validées sont non modifiables)
	Signifie que chaque ligne commerciale est imputée à un seul chantier. Pour passer en multi-imputation, cliquer sur l'icône.
	Signifie qu'une même ligne commerciale peut être imputée à plusieurs chantiers. Pour modifier l'imputation d'une ligne, double-cliquer sur la ligne. Pour passer en mono imputation, cliquer sur l'icône.

Pour ajouter une ligne commerciale, cliquer sur une ligne vide du tableau et remplir les informations des colonnes comme suit :

Colonne	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie ?
Réf	Obligatoire	Référence du produit	Identifiant du produit
Libellé	Obligatoire Valeur héritée par défaut de la Réf produit	Descriptif du produit	Informatif
Commentaire	Facultatif	Champ de texte libre	Informatif
Réf fournisseur	Facultatif Hérité de la fiche produit	Référence fournisseur du produit	Identification du produit
Unité	Facultatif Hérité de la fiche produit	Unité d'achat du produit	Informatif
Qté	Obligatoire	Quantité devisée / commandée / livrée ou achetée	Calcul du montant de la facture
Qté OK	Facultatif	Quantité effectivement commandée, livrée ou achetée	Calcul du montant de la facture
PU	Obligatoire Valeur héritée par défaut de la Réf produit, peut être modifiée sans impacter la fiche produit	Prix unitaire du produit	Calcul du montant de la facture
Remise	Facultatif Valeur héritée par défaut de la Réf produit, peut être modifiée sans impacter la fiche produit	Remise n°1 sur le produit	Calcul du montant de la facture
Remise 2	Facultatif Valeur héritée par défaut de la Réf produit, peut être modifiée sans impacter la fiche produit	Remise n°2 sur le produit	Calcul du montant de la facture
Remise 3	Facultatif Valeur héritée par défaut de la Réf produit, peut être modifiée sans impacter la fiche produit	Remise n°3 sur le produit	Calcul du montant de la facture
PU Net €	Obligatoire Valeur héritée par défaut de la Réf produit, peut être modifiée sans impacter la fiche produit	Prix unitaire net en € du produit après application de des Remise 1, Remise 2 et Remise 3	Calcul du montant de la facture
PU Net devise	Facultatif Valeur héritée par défaut de la Réf produit, peut être modifiée sans impacter la fiche produit	Prix unitaire net en devise (si la devise du fournisseur est différente de l'euro) du produit après application de des Remise 1, Remise 2 et Remise 3	Calcul du montant de la facture
Montant HT €	Non modifiable	PU Net € x Qté	Montant HT de la facture
Montant HT devise	Non modifiable	PU Net devise x Qté	Montant HT de la facture en devise (si la devise du fournisseur est différente de l'euro)
Type TVA	Obligatoire Valeur héritée par défaut de la famille comptable du fournisseur et de la famille vente/achat du produit, peut être modifiée sans impacter la fiche produit	Type de TVA applicable au produit et au fournisseur	Calcul du montant de TVA applicable
TVA	Obligatoire Valeur héritée par défaut de la famille comptable du fournisseur et de la famille vente/achat du produit, peut être modifiée sans impacter la fiche produit	Taux de TVA applicable au produit et au fournisseur	Montant de TVA applicable
Dépôt	Obligatoire Dépôt principal par défaut ou Dépôt sélectionné dans l'onglet DEPÔT de la pièce commerciale	Dépôt vers lequel est acheminé le produit pour stockage	Calcul des stocks par produit et par dépôt
QVA	Non modifiable	Quotient Vente Achat	Informatif
Chantier	Obligatoire Chantier saisi dans les informations générales par défaut	Chantier(s) pour le(s)quel(s) le produit est acheté	Imputation de la facture sur le chantier (en mono imputation) ou les chantiers (en multi imputation), afin de calculer le bilan de chantier
Poids unitaire	Facultatif Valeur héritée par défaut de la Réf produit, peut être modifiée sans impacter la fiche produit	Poids unitaire du produit	Informatif
Volume unitaire	Facultatif Valeur héritée par défaut de la Réf produit, peut être modifiée sans impacter la fiche produit	Volume unitaire du produit	Informatif
Catégorie produit	Facultatif Hérité de la fiche produit	Catégorie du produit	Informatif

Frais de ports

Pour appliquer des frais de ports à une pièce commerciale fournisseur, créer un produit Frais de ports et l'ajouter aux lignes commerciales de la pièce.

Délai livraison/divers

L'onglet Délai livraison/divers permet de saisir des données de transport à titre informatif.

Remplir les champs comme suit :

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Délai souhaité	Facultatif	Champ de texte libre	Informatif Commentaire affiché dans l'édition de la proposition d'achat
Conditions de transport	Facultatif	Champ de texte libre	Informatif Commentaire affiché dans l'édition de la proposition d'achat
Transporteur	Facultatif	Champ de texte libre	Informatif Commentaire affiché dans l'édition de la proposition d'achat
Expédition	Facultatif	Champ de texte libre	Informatif Commentaire affiché dans l'édition de la proposition d'achat
Poids	Facultatif	Champ de texte libre	Informatif Apparaît dans l'édition de la proposition
Volume	Facultatif	Champ de texte libre	Informatif Apparaît dans l'édition de la proposition
Nb colis	Facultatif	Champ de texte libre	Informatif Apparaît dans l'édition de la proposition
Palette(s)	Facultatif	Cocher / décocher	Informatif N'apparaît pas dans l'édition de la proposition

Texte pied

L'onglet Texte pied permet de saisir un commentaire qui apparaît en pied de page de l'édition de la pièce commerciale.

Commentaires

L'onglet Commentaires permet de saisir un commentaire interne concernant la pièce commerciale.

Dépôt

L'onglet Dépôt permet de sélectionner le dépôt auquel attribuer le stock des produits commandés ou livrés. Le dépôt coché comme Principal dans les paramètres est attribué par défaut.

Le dépôt par défaut peut être modifié dans le menu BASE > Stock > Dépôts en cochant la case Principal sur un autre dépôt.

Divers

L'onglet Divers permet de saisir des informations à titre informatif.

Informations

L'onglet Informations permet de saisir des informations propres à la pièce commerciale à titre informatif.

Adresse fournisseur et livraison

Les onglets Adresse fournisseur et livraison contiennent des valeurs héritées par défaut de la fiche fournisseur.

Ces champs peuvent être modifiés dans la fiche proposition sans impacter les données de la fiche fournisseur.

Générer une pièce commerciale existante en facture fournisseur

Générer un devis fournisseur en facture

Pour générer un devis fournisseur en facture fournisseur :

1. Ouvrir la liste des commandes dans ACHATS > PROPOSITIONS ;

2. Cliquer sur le devis concerné pour le sélectionner ;

3. Cliquer sur Générer ;

4. Sélectionner Générer en Facture fournisseur ;

5. Cliquer sur Nouvelle pièce pour créer une nouvelle facture à partir du devis ;

6. ou Cliquer sur Pièce existante pour ajouter le devis à une facture fournisseur existante, la sélectionner le cas échéant ;

7. Cliquer sur Générer.

Générer une commande fournisseur en facture

Pour générer une commande fournisseur en facture fournisseur :

1. Ouvrir la liste des commandes dans ACHATS > COMMANDES ;

2. Cliquer sur la commande concernée pour la sélectionner ;

3. Cliquer sur Générer ;

4. Sélectionner Générer en Facture fournisseur ;

5. Cliquer sur Nouvelle pièce pour créer une nouvelle facture à partir de la commande ;

6. ou Cliquer sur Pièce existante pour ajouter la commande à une facture fournisseur existante, la sélectionner le cas échéant ;

7. Cliquer sur Générer.

Générer un bon de livraison fournisseur en facture

Pour générer un BL fournisseur en facture fournisseur :

1. Ouvrir la liste des commandes dans ACHATS > LIVRAISONS ;

2. Cliquer sur le bon de livraison concerné pour le sélectionner ;

3. Cliquer sur Générer ;

4. Sélectionner Générer en Facture fournisseur ;

5. Cliquer sur Nouvelle pièce pour créer une nouvelle facture à partir du BL ;

6. ou Cliquer sur Pièce existante pour ajouter le BL à une facture fournisseur existante, la sélectionner le cas échéant ;

7. Cliquer sur Générer.