Créer - modifier un produit

Prérequis

Avant de pouvoir créer un produit, il est nécessaire de :

Pour créer un nouveau produit, aller dans le module PRODUITS du menu d'accueil et cliquer sur + NOUVEAU puis remplir les champs de la fiche produit comme suit.

Informations générales

Champ
Type de champ
Valeur attendue
A quoi sert la valeur saisie ?

Libellé

Facultatif mais conseillé

Description du produit

Le libellé est l'information du produit affichée dans les lignes des pièces commerciales

Code

Obligatoire

Code produit

Identifiant, n'est affiché dans les pièces commerciales que si la case Afficher code produit interne est cochée au moment de l'édition (dans la fenêtre Edition devis)

Conseil :

Créer des codes courts (moins de 8 caractères, sans caractères spéciaux) et pertinents pour faciliter les recherches produit.

Ref Fourniss

Obligatoire

Référence du produit chez le fournisseur sélectionné comme fournisseur principal dans l'onglet FOURNISSEURS

Le code produit associé à la référence fournisseur permet de créer un code interne unique au produit

Etat

Obligatoire

Prospect

Actif

Fin de vie

Archivé

Les produits prospects ne peuvent pas être ajoutés à une pièce commerciale de vente

Les produits actifs peuvent être achetés et vendus

Les produits en fin de vie peuvent être vendus mais pas achetés

Les produits archivés ne peuvent être ni vendus ni achetés

Fournisseur

Obligatoire

Fournisseur principal du produit

Le bouton permet d'accéder directement à la liste des fournisseurs.

Le bouton permet d'accéder à la fiche du fournisseur sélectionné.

Identification du produit et de son fournisseur principal

Famille

Obligatoire

Famille du produit

Le bouton permet d'accéder directement à la liste des familles.

Classification du produit

Des conditions tarifaires peuvent être appliquées à une famille de produits

Sous-famille

Obligatoire

Sous-famille du produit

Le bouton permet d'accéder directement à la liste des sous-familles.

Le bouton permet d'accéder à la fiche du sous-famille.

Classification du produit

Des conditions tarifaires peuvent être appliquées à une sous-famille de produits

Famille Vente/Achat

Non modifiable

Valeur définie par défaut à partir de la famille et sous-famille de produit

Permet d'attribuer automatiquement le bon taux de TVA au produit

Informations secondaires

Remplir les champs comme suit :

Champ
Type de champ
Valeur attendue
A quoi sert la valeur saisie ?

Création

Non modifiable

Date de création de la fiche

Informatif

Mise à jour

Non modifiable

Date de dernière mise à jour de la fiche

Informatif

Date état

Non modifiable

Date de dernière mise à jour de l'état du produit

Informatif

Code interne

Non modifiable

Identifiant unique du produit

Identifiant

Port, frais d'approche

Facultatif

Cocher / décocher

Cocher la case lorsqu'il s'agit d'un produit de type port. Si un produit de type port apparaît dans une pièce commerciale, il impactera le prix moyen unitaire pondéré (PUMP) des autres produits de la pièce commerciale.

Prestation

Facultatif

Cocher / décocher

Cocher la case lorsque le produit est une prestation (par exemple, l'accord d'une garantie d'un an sur un produit). Les produits de type prestation n'impactent pas le stock, et leur marge est par défaut de 100%.

Gestion tarif

Facultatif

N'apparaît que si la case Port, frais d'approche ou la case Prestation est cochée.

Cocher la case pour ajuster la marge d'un produit de type port ou prestation. On obtient ainsi :

marge = prix de vente - prix d'achat

Si la case n'est pas cochée la marge par défaut est de 100%.

Interdit à la vente

Facultatif

Cocher / décocher

Cocher la case pour bloquer l'insertion du produit dans les pièces commerciales de vente (hors devis).

Visible sur l'application mobilité chantier

Facultatif

Cocher / décocher

Cocher la case pour les produits qui doivent pouvoir être ajoutés comme articles fournis (exemple : un carré de douche ou un arbuste) lors d'une intervention dans l'application Atook Mobilité Chantier

Décocher la case lorsque le produit n'a pas vocation a être "fourni" lors d'une intervention (exemple : un impératif ou un opérateur ne sont pas des articles "fournis" lors d'une intervention)

Image

Facultatif

Image produit

Informatif

La case Nomenclature est non modifiable. Elle est automatiquement cochée dès lors que le produit a une nomenclature.

circle-info

Tarifs

L'onglet TARIFS concerne les prix d'achat et de vente du produit.

Achat

La partie gauche de l'onglet TARIFS concerne les prix d'achat du produit.

Les champs suivants permettent de calculer le prix d'achat du produit :

Champ
Type de champ
Valeur attendue
A quoi sert la valeur saisie

Devise

Obligatoire

Devise d'achat

Calcul du prix du produit en euro si la devise est différente de l'euro

Cours

Obligatoire

Cours auquel le produit a été acheté

Les cours sont paramétrables dans BASE > Pays et devises

Calcul du prix du produit en euro si la devise est différente de l'euro

Prix achat

Obligatoire

Prix d'achat hors taxes total correspondant aux quantités achetées

Remarque :

Saisir le prix d'achat total et pas le prix unitaire.

Calcul du prix d'achat net

Qté de

Obligatoire

Quantité achetée à ce prix d'achat

Informatif

Remise 1

Facultatif

Remise n°1 accordée par le fournisseur

Calcul du prix d'achat net

Remise 2

Facultatif

Remise n°2 accordée par le fournisseur

Calcul du prix d'achat net

Remise 3

Facultatif

Remise n°3 accordée par le fournisseur

Calcul du prix d'achat net

QVA

Non modifiable

Quotient vente achat = quantité achetée / quantité vendue

Informatif

Frais en %

Facultatif

Frais applicables en % du prix d'achat

Calcul du prix de revient du produit

Frais fixes

Facultatif

Frais applicables en €

Calcul du prix de revient du produit

Prix d'achat net

Non modifiable

Prix d'achat net (en unité de vente) = prix d'achat - remises

Calcul du prix de revient du produit

Prix de revient fiche produit

Non modifiable

Prix de revient =

prix d'achat

- remises

- frais

Informatif

Tableau de remises

Facultatif

Remises conditionnées à un volume minimum de commande.

Exemple :

Pour saisir une remise de 5% à partir de 100 unités, saisir :

  • Remise : 5

  • Qté : 100

  • Prix brut HT : prix avant ou après la remise

Permet d'appliquer automatiquement les remises lors de la saisir de pièces commerciales d'achat

Appliquer en qté multiple de

Facultatif

Cocher la case pour accorder la remise uniquement aux multiples de la quantité saisie.

Exemple :

Si une remise est saisie dans le tableau des remises pour 100 unités, et que la case "appliquer en quantités multiples de" est cochée, alors la remise ne sera appliquée que sur des quantités multiples de 100. La remise sera appliquée pour des quantités de 200, 300, 1000 unités, mais pas pour 150 unités.

Permet d'appliquer automatiquement les remises lors de la saisir de pièces commerciales d'achat

Vente

La partie droite de l'onglet TARIFS concerne les prix de vente du produit.

Les champs suivant permettent de calculer le prix de vente du produit et d'afficher le bon prix de vente dans les pièces commerciales de vente (devis, factures, etc.) :

Champ
Type de champ
Valeur attendue
A quoi sert la valeur saisie

Coef sur prix revient /

Coef sur prix d'achat UV

Obligatoire

Choisir une méthode de calcul du prix de vente :

Coefficient sur prix de revient :

prix de vente = prix de revient x coefficient

Coefficient sur prix d'achat UV :

prix de vente = prix d'achat x coefficient

Calcul du prix de vente

Coeff

Obligatoire

si le champ % de marge n'est pas saisi, calculé automatiquement sinon

Coefficient de marge souhaité pour le produit

Exemple :

Si le taux de marge souhaité est de 50%, saisir 2. Cela signifie que le produit sera vendu 2 fois son prix d'achat (ou de revient, voir ligne au-dessus).

Calcul du prix de vente

OU % de marge

Obligatoire

si le champ Coeff n'est pas saisi, calculé automatiquement sinon

Coefficient de marge souhaité pour le produit

Exemple :

Si le taux de marge souhaité est de 50%, saisir 50%. Cela signifie pour chaque produit vendu, l'entreprise a une marge de 50%. La marge est calculée par rapport au coût d'achat ou au coût de revient en fonction de l'option sélectionnée (voir lignes au-dessus)

Calcul du prix de vente

TAXES

Facultatif

Sélectionner la taxe applicable (s'il y en a une) et saisir dans le champ correspondant le montant de la taxe. Ces taxes sont non cumulatives.

Les taxes sont créées dans BASE > Comptabilité > Taxes

Calcul du prix de vente

Prix vente étiquette € HT

Calculé automatiquement

Prix de vente HT du produit sur la base du prix d'achat et du coefficient appliqué.

Par défaut, le prix de vente étiquette est non modifiable car il est calculé à partir des éléments saisis.

La case Forcer permet de modifier le prix de vente étiquette HT pour remplacer le calcul à partir du prix d'achat.

Prix HT retenu dans les pièces commerciales de vente

Si la case Forcer est cochée, une mise à jour des prix d'achat n'engendrera pas automatiquement de mise à jour de prix de ventes

Prix vente étiquette € TTC

Non modifiable

Prix de vente TTC

Prix TTC retenu dans les pièces commerciales de vente

Taux TVA

Obligatoire

Hérité par défaut de la famille Vente/Achat du produit.

Taux de TVA applicable pour ce produit.

La famille vente/achat du produit et la famille comptable du client permettent de déterminer le taux de TVA applicable au produit

Code remise

Facultatif

Sélectionner un code de remise pour lequel des conditions tarifaires ont été créées

Le code remise n'est appliqué que si une condition tarifaire de type remise avec ce code est paramétrée

Marge plancher

Facultatif

Saisir la marge minimum tolérée en %

En dessous de ce seuil, l'utilisateur est informé lorsqu'il saisit les pièces de vente

La remise accordée sera diminuée si l'application de la totalité de la remise ne permet pas de satisfaire la marge plancher.

Taux de rétrocession

Facultatif

Saisir un taux de rétrocession

Le prix de vente du produit devient égal à : PMUP * (1 + taux de rétrocession)

Le taux de rétrocession n'est appliqué que si une condition tarifaire de type Rétrocession est paramétrée

Comprendre les éléments du prix de vente :

Champ
Valeur attendue

Prix vente brut

Prix de vente brut = prix de vente hors TVA - taxe applicable (ECOTAXE ou autre)

Prix vente étiquette

Prix de vente hors taxes (€ HT)

Prix de vente toutes taxes comprises (€ TTC)

Créer un nouveau tarif

Un tarif est un ensemble de prix attribués aux produits pour une période donnée. Il est possible de créer un nouveau tarif en conservant l'historique des tarifs précédents. Cela permet d'importer des tarifs en avance et de déterminer la date à partir de laquelle ils seront applicables.

circle-check

Les tarifs sont paramétrés dans le menu BASE > Tarifs.

Pour créer un nouveau tarif :

  1. Aller dans BASE > Tarif > Tarifs

  2. Dans la fenêtre LISTE TARIFS, double-cliquer sur une ligne vierge et saisir la date d'application (date à partir de laquelle le tarif doit être appliqué) du tarif et le nom du tarif.

  3. Cliquer sur Enregistrer et fermer la fenêtre LISTE TARIFS

  4. Ouvrir le produit et dans l'onglet TARIF de la fiche produit, sélectionner dans le menu déroulant en bas de la fenêtre le nouveau tarif (sur lequel est mentionné "non renseigné") puis cliquer sur pour copier les tarifs courants vers le nouveau tarif.

  5. Cliquer sur Enregistrer : la mention "non renseigné" n'apparaît plus sur le nouveau tarif.

  6. Modifier le nouveau tarif si nécessaire et cliquer sur Enregistrer.

  7. En sélectionnant d'autres tarifs dans le menu déroulant, on comparer le nouveau tarif aux tarifs précédents.

circle-exclamation

Modifier manuellement les prix dans un tarif

L'approche manuelle est adaptée si l'entreprise gère un petit nombre de produits.

circle-check

Copier plusieurs prix à la fois vers un tarif

circle-check

Consulter l'historique des tarifs

Un seul tarif peut être en vigueur à la fois, mais il est possible de consulter l'historique des tarifs d'un produit à titre informatif.

Pour consulter l'historique des tarifs d'un produit :

  1. Cliquer sur la liste déroulante en bas à gauche de l'onglet Tarifs

  2. Sélectionner le tarif à consulter :

    1. Le tarif affichant "courant" est le tarif actuellement en vigueur

    2. Les tarifs affichant "non renseigné" ne contiennent pas de prix

    3. Les tarifs n'affrichant aucune mention sont des tarifs renseignés non en vigueur

Modifier les tarifs de plusieurs produits à la fois

Toutes les caractéristiques modifiables des fiches produits peuvent être modifiées en masse, c'est à dire plusieurs produits à la fois. Cela comprend la modification des tarifs.

Voir modifier des produits en masse.

Stocks

L'onglet Stocks permet de consulter les stocks correspondant au produit. Chaque ligne du tableau correspond au stock d'un dépôt.

circle-info

Le stock d'un produit évolue selon les pièces d'achat et de vente saisies. Pour modifier le stock d'un produit, il est nécessaire de saisir un achat (pour augmenter le stock) ou une vente (pour diminuer le stock), ou de créer une nouvelle situation de stock.

circle-exclamation

Comprendre le tableau des stocks :

Colonne
Signification

Dépôt

Dépôt/entrepôt dans lequel se trouve ce stock.

Stock dispo

Stock disponible à la vente.

Stock disponible = stock réel - stock bloqué - stock réception - stock réservé

Stock réel

Stock qui se trouve dans l'entrepôt.

Stock bloqué

Stock constaté comme n'étant pas vendable. Il impacte le stock disponible mais pas le stock réel.

Stock réception

Stock reçu mais pas encore rangé dans l'entrepôt donc pas encore vendable.

Stock réservé

Stock réservé par les commandes clients et les bons de préparation

Stock théorique

Stock théorique = stock réel + quantités commandées aux fournisseurs - stock réservé

Ancienneté

Un stock peut être déprécié en comptabilité en fonction de son ancienneté. L'ancienneté est calculée automatiquement en fonction des mouvements de stocks (entrées et sorties).

A : moins d'1 an depuis le dernier mouvement de stock

B : entre 1 et 2 ans depuis le dernier mouvement de stock

C : entre 2 et 3 ans depuis le dernier mouvement de stock

D : entre 3 et 4 ans depuis le dernier mouvement de stock

E : plus de 4 ans depuis le dernier mouvement de stock

Date prochaine dispo

Date de prochaine livraison par le fournisseur (commande fournisseur)

Qté prochaine dispo

Quantité prévue pour la prochaine livraison par le fournisseur

Prochaine dispo confirmée

Informatif : la case est cochée par défaut si la commande est cochée comme Confirmée dans la fiche commande fournisseur

Sorties année N

Quantités sorties du stock pendant l'année N

Sorties année N-1

Quantités sorties du stock pendant l'année N-1

Sorties année N-2

Quantités sorties du stock pendant l'année N-2

Qté BP

Quantité en bon de préparation

Qté Commande Fournisseur

Quantité en commande fournisseur

Les champs en bas de la fenêtre affichent le total des stocks pour tous les dépôts.

Champ
Signification

Stock réel

Stock qui se trouve dans tous les dépôts

Disponible

Stock disponible à la vente dans tous les dépôts confondus.

Stock disponible = stock réel - stock bloqué - stock réception - stock réservé

Bons de préparation

Total des quantités en bon de préparation

Bons de livraison

Total des quantités en bon de préparation

Le bouton DETAIL STOCK permet de suivre l'évolution du produit en stock (achats, ventes, situations).

Le bouton DETAIL COMMANDES permet de consulter le détail des commandes en cours pour ce produit.

Commentaires

L'onglet Commentaires permet de saisir des commentaires, soit à titre informatif, soit à faire apparaitre automatiquement dans les pièces commerciales sélectionnées.

L'onglet apparaît en rouge dans la fiche produit dès lors qu'au moins un commentaire est renseigné.

Les commentaires n'apparaissent pas sur les éditions.

Champ
Apparition

Commentaire général interne

Apparait sur les pièces de vente dans l'onglet "informations" dès que le produit est ajouté.

Commentaires en insertion automatique à la vente

Apparaît dans la colonne "Commentaire" les pièces de vente cochées dès que le produit est ajouté.

Commentaires en insertion automatique aux achats

Apparaît dans la colonne "Commentaire" les pièces d'achat cochées dès que le produit est ajouté.

Fournisseurs

L'onglet Fournisseurs permet de lister des fournisseurs alternatifs pour le produit.

triangle-exclamation

Pour ajouter un fournisseur alternatif :

  1. Ouvrir la fiche produit

  2. Aller dans l'onglet Fournisseurs

  3. Cliquer sur une ligne vierge du tableau dans la colonne Raison sociale ou Code fourn.

  4. Remplir les colonnes correspondantes comme suit :

Champ
Type de champ
Valeur attendue
A quoi sert la valeur saisie ?

Raison sociale

Obligatoire

Raison sociale du fournisseur

Identification du fournisseur

Code fourn.

Obligatoire

Code du fournisseur

Identification du fournisseur

Code chez le fournisseur

Obligatoire

Code produit attribué par le fournisseur

Informatif

PA HT

Obligatoire si le PA Net n'est pas renseigné, calculé automatiquement sinon

Hérité de l'onglet Tarifs par défaut

Prix d'achat avant remises

Calcul du prix de vente du produit

PA Net

Obligatoire si le PA HT n'est pas renseigné, calculé automatiquement sinon

Hérité de l'onglet Tarifs par défaut

Prix d'achat net après remises

Calcul du prix de vente du produit

Date MAJ PA Net

Facultatif

Date de mise à jour du Prix d'Achat Net

Informatif

Remise 1

Facultatif

Remise à appliquer

La remise vient s'appliquer sur le PA Net

Remise 2

Facultatif

Remise à appliquer en plus de la Remise 1

La remise vient s'appliquer sur le PA Net

Remise 3

Facultatif

Remise à appliquer en plus de la Remise 1 et de la Remise 2

La remise vient s'appliquer sur le PA Net

Principal

Obligatoire pour un des fournisseurs

Cocher la case si le fournisseur est le fournisseur principal du produit

Le fournisseur principal apparaît par défaut dans le champ Fournisseur de la fiche produit.

  1. Cliquer sur Enregistrer

Réapprovisionnement

Module avancé : nous contacter pour connaître nos programmes de formation

Codes à barres

L'onglet Code à barres permet notamment de réaliser des inventaires. Pour en savoir plus, nous contacter.

L'onglet Code à barres permet de saisir un code barre existant ou de créer un code-barres interne (de type EAN13).

Comment enregistrer un code-barres produit ?

  1. Ouvrir la fiche produit

  2. Aller dans l'onglet Code à barres

  3. Saisir un code-barre :

    1. Saisir le code-barre produit du produit s'il en a un

    2. Ou cliquer sur le bouton Créer un code à barre, un code-barres EAN13 est automatiquement généré

  4. Dans l'onglet Qté, saisir le multiple auquel correspond le code barre

circle-check
  1. Cliquer sur Enregistrer

Comment supprimer code-barres produit ?

  1. Ouvrir la fiche produit

  2. Aller dans l'onglet Code à barres

  3. Cliquer sur la ligne du code-barres à supprimer

  4. Appuyer sur la touche Suppr du clavier

  5. Confirmer la suppression de la ligne

  6. Cliquer sur Enregistrer

Produits particuliers

Port, frais d'approche

Pour appliquer des frais de ports à une commande, une livraison, une facture ou toute autre pièce commerciale de vente ou d'achat, il est nécessaire de créer un produit qui sera catégorisé comme frais de ports et d'approche.

Si des frais de ports ou d'approche sont imputés à une pièce commerciale d'achat, cela va modifier le PMUP (prix moyen unitaire pondéré) de la façon suivante : si les frais de ports concernent plusieurs produits différents, ils seront imputés à chaque produit au prorata de leur prix sur le montant total de la facture fournisseur

circle-check

Pour ajouter des frais de ports ou d'approche à une pièce commerciale :

  1. Créer un produit que l'on nommera Frais de ports pour l'exemple avec les caractéristiques suivantes :

    1. Dans la fenêtre Informations secondaires, cocher la case Port, frais d'approche

    2. Si la case Gestion tarif est cochée, la marge de vente est calculée selon le PUMP (ex. vente de licences), sinon la marge de vente est de 100% (ex. main d’œuvre, frais de facturation). Ne pas confondre marge de vente et marge sur le bilan de chantier.

  2. Ajouter le produit Frais de ports à la pièce commerciale dans l'onglet Lignes commerciales et :

    1. Lui attribuer un montant dans la colonne PU

    2. Lui attribuer la quantité 1 dans la colonne Qté

  3. es frais de ports sont automatiquement identifiés comme tel et répercutés sur la pièce commerciale

Prestation

Les produits de type prestation doivent êtes cochés comme tels dans la partie Informations secondaires de la fiche produit.

Ils ne sont ainsi pas gérés en stock.

Si la case Gestion tarif est cochée, la marge du produit est égale au prix de vente moins le prix d'achat. Sinon, la marge est de 100% par défaut.

Mis à jour