Exemple : modifier et importer des produits en masse
Dans cet exemple, nous souhaitons uniformiser la classification des produits et mettre à jour leurs tarifs.
Plus précisément, nous allons mettre à jour les données produits suivantes :
Informations générales :
Libellé produit
Code produit
Famille
Sous-famille
Tarifs :
Prix d'achat
Conditionnement :
Unité d'achat
Unité de vente
Nous souhaitons à la fois modifier des produits existants et créer de nouveaux produits. Nous allons ici utiliser l'approche 2 de l'import de produits en masse. Celle-ci consiste à exporter dans un premier temps les données produits des champs à modifier afin de pouvoir créer un fichier d'import en masse qui soit directement au bon format, et ainsi pouvoir associer automatiquement les valeurs importées aux champs correspondants dans la fiche produit.
Export des entêtes de colonnes produit grâce au requêteur
Nous allons dans le menu OUTILS > Requêteur > + Nouveau.
Nous souhaitons accéder aux données de la fiche produit, nous sélectionnons donc la vue source GEN_PRODUIT.
Nous souhaitons laisser cette requête accessible à tous les utilisateurs, nous cochons donc la case Requête de base.
Nous n'appliquons pas de paramètres ici. Nous allons dans l'onglet Vers et cliquons sur Lancer vers Table EXCEL
Si nous avions une base de données produits très volumineuse, l'application d'un paramètre nous permettrait de limiter la durée de l'export.
Modification des données dans EXCEL
Une fois notre table de données ouverte dans EXCEL, nous pouvons modifier les données de nos produits dans les colonnes correspondantes.
Nous souhaitons modifier les fournisseurs, familles et sous-familles de produit de nos produits, nous devrons nous assurer avant l'import d'avoir créé ces nouveaux fournisseurs et ces nouvelles familles et sous-familles de produits en amont.
Une fois notre tableau source Excel terminé, nous pouvons l'importer dans ATOOK Bureau, fournisseur par fournisseur. On remarque que la colonne Produit_CodeInterne est vide sur certaines lignes : il s'agit de nouveaux produits que nous allons créer.
Import des produits existants dans ATOOK Bureau
Pour importer nos données produits dans ATOOK Bureau, nous allons dans le menu OUTILS > Import des produits.
Dans l'onglet Général, nous sélectionnons notre fichier source. Nous commençons par importer les produits en modification : ceux-ci existent déjà dans ATOOK Bureau, ils ont donc déjà un identifiant unique qui permet de les rattacher au bon fournisseur.
La colonne du fichier source Produit_CodeInterne ne contient pas de lignes vides.
Dans l'onglet Association, nous pouvons cliquer sur Association automatique <<<, car nos entêtes de colonnes correspondent exactement aux noms des champs dans ATOOK Bureau.
Nous cliquons sur SUIVANT. La colonne Produit_CodeInterne de notre fichier source ne contient pas de ligne vide, le mode d'import (champ Type d'action) est donc automatiquement identifié comme une modification de produits existants.
Nous ne sélectionnons pas de fournisseur, ni famille ou sous-famille de produit, car les produits importés ont déjà un fournisseur, une famille et sous-famille de produit attribués.
Nous cochons la case Activer le recalcul du Prix de vente.
Une fenêtre de synthèse nous affiche les produits qui n'ont pas pu être importés : la colonne Statut nous explique la raison de l'échec.
Plus précisément ici :
Sous-famille inconnue : nous n'avons pas créé les sous-familles de produit correspondant à celles mentionnées dans le fichier source avant l'import
Produit archivé : le produit ne peut pas être modifié car il est archivé. Nous pouvons choisir de forcer la modification des produits archivés en cochant la case Impacter les produits archivés au bas de la fenêtre. Les produits dont le statut d'erreur était Produit archivé ne sont maintenant plus en erreur.
Nous cliquons ensuite sur CONTINUER, une fenêtre nous indique que les produits en erreur ne seront pas importés. Nous cliquons sur OUI.
Une fenêtre nous informe du résultat de l'import.
Nous allons ensuite créer les sous-familles de produit manquantes dans ATOOK Bureau pour pouvoir y importer les produits que nous n'avons pas réussi à importer. Puis réaliser les mêmes étapes que précédemment pour ces produits.
Import des nouveaux produits dans ATOOK Bureau
L'import de nouveaux produits se fait fournisseur par fournisseur. Nous allons donc créer un fichier source d'import pour chaque fournisseur. Nous avons ici 4 fournisseurs pour lesquels nous avons des nouveaux produits à importer (c'est-à-dire toutes les lignes dont la colonne Produit_CodeInterne est vide).
Nous commençons par le fournisseur Combisteel. Dans notre fichier source, nous conservons uniquement les lignes propres à ce fournisseur et nous supprimons la colonne Produit_CodeInterne, car en l'absence de cette colonne, notre import est automatiquement interprété comme une création de produits.
Dans l'outil d'import, aucune colonne n'est associée au champ Produit_CodeInterne mais nous avons bien une colonne associée au champ Produit_RéférenceFournisseur.
Dans l'onglet Filtres :
Nous sélectionnons le type d'action AJOUT ET MODIFICATION ou AJOUT ;
Nous attribuons un fournisseur au produit.
Une fois importé, nous retrouvons notre produit dans le module PRODUITS.
Nous faisons de même pour les nouveaux produits des autres fournisseurs.
Remarque : si l'import concernait l'ajout et la modification de produits pour un seul fournisseur, nous aurions pu importer un seul et même fichier source et choisir le mode "AJOUT ET MODIFICATION".
Mis à jour