Modifier des produits en masse
L'import produit permet à la fois de créer des nouveaux produits et de mettre à jour des produits existants. Les produits existants sont automatiquement détectés et mis à jour, et les produits non détectés sont automatiquement créés. La plupart des informations qui peuvent être saisies dans la fiche produit (nom, tarifs, conditionnement, commentaires, etc.) peuvent également être exportées, modifiées et réimportées en masse afin de limiter les opérations répétitives, grâce aux outils requêteur et import produit.
L'outil requêteur permet d'exporter depuis ATOOK Bureau, des données vers Excel. L'outil import produit permet d'importer, depuis un fichier Excel source, plusieurs produits à la fois.
Pour activer le module optionnel Requêteur, nous contacter.
Impératifs
Format de tableau Excel
Il est essentiel d'utiliser un fichier Excel répondant aux critères suivants pour maximiser les chances de réussite de l'importation :
Pour la création de nouveaux produits via import : réaliser un import par fournisseur ;
Le fichier source est enregistré au format .XLSX ;
Toutes les colonnes à importer sont sur la même feuille ;
Le tableau ne comprend pas de caractères spéciaux ;
Il n'y a pas de cellule vide ;
Le format de cellule est un format texte pour du texte, chiffre pour des chiffres, date pour une date ;
Limiter le nombre de colonnes au nombre de colonnes à importer (il n'est pas nécessaire d'utiliser un tableau comprenant 35 colonnes pour importer uniquement le contenu de 2 de ces colonnes) ;
Pour associer automatiquement les données, les entêtes de colonne correspondent exactement aux entêtes de colonnes reconnues par ATOOK Bureau.
Le fichier source comprend les colonnes obligatoires.
Colonnes obligatoires
Pour l'import de produits existants, le tableau Excel source doit impérativement contenir la colonne Produit_CodeInterne (Code interne du produit) qui est l'identifiant unique du produit dans ATOOK Bureau.
Pour l'import de nouveaux produits, le tableau source doit impérativement comprendre les colonnes aux entêtes suivantes :
Produit_SociétéFournisseur (nom du fournisseur du produit)
Produit_RéférenceFournisseur (référence fournisseur du produit).
Ces deux colonnes sont indispensables pour générer un code interne unique à ces produits.
Eléments à paramétrer dans ATOOK Bureau avant import
Si l'import comprend des éléments non existants dans ATOOK Bureau, il est impératif de créer ces éléments avant l'import. Ceux-ci ne seront pas automatiquement créés.
Par exemple :
Une famille de produits
Une sous famille de produits
Un fournisseur
Une catégorie de produit
Etc.
Critères de tarifs
La modification du tarif produit ne peut se faire que sur un seul de ces critères :
PrixAchat
ou PrixRevient
ou CoefficientVente
ou PourcentageMarge
ou PrixVenteHT
ou PrixVenteTTC
Il n'est donc pas possible d'importer un tableau source dont les colonnes sont associées à plus d'une de ces valeurs.
Création vs modification de produits
Lors d'une création de produits, il n'est possible d'importer les produits que fournisseur par fournisseur.
Pour une modification de produits existants, il est possible d'importer les produits tous fournisseurs confondus, car les produits sont identifiés par leur code interne et automatiquement rattachés au bon fournisseur.
Approche 1 : rapprochement des données
Cette approche consiste à importer un tableau dans ATOOK Bureau et à indiquer au logiciel : telle colonne du tableau correspond à tel champ dans ATOOK Bureau. Elle est idéale si l'utilisateur dispose déjà d'un tableau comprenant les informations produits qu'il souhaite importer dans ATOOK Bureau, en partie ou en totalité (par exemple, un catalogue fournisseur au format Excel).
Aller dans le menu racine OUTILS > Import des produits ;
Dans la fenêtre FICHE IMPORT PRODUITS, sélectionner le fichier Excel source en cliquant sur ... ;
Sélectionner la feuille à importer ;
Cliquer sur le bouton SUIVANT ;
Dans le tableau Colonnes disponibles situé à droite :
Cliquer sur la première ligne puis rechercher, dans le tableau COLONNES DISPONIBLES situé à gauche, le champ auquel la donnée doit être attribuée, puis cliquer sur le bouton Associer <<. Par exemple, si le tableau contient le prix brut d'achat d'un produit dans une colonne nommée "prix achat", associer cette colonne à la colonne de Produit_PrixAchatBrutDevise dans le tableau de gauche.
Procéder ainsi pour chaque colonne du tableau de droite jusqu'à ce qu'il soit vide. Pour supprimer une association, cliquer sur le champ dans la colonne de gauche et cliquer sur le bouton Libérer >> ;
S'il s'agit d'une mise à jour de produits, la colonne contenant le code interne unique du produit doit être associée au champ Produit_CodeInterne ;
S'il s'agit d'une création de produits, les produits n'ont pas encore de code interne unique, donc une des colonnes doit être associée au champ Produit_RéférenceFournisseur. Le code interne sera automatiquement créé pour les nouveaux produits à l'import.
Cliquer sur le bouton SUIVANT ;
Dans l'onglet Filtres, le champ Type d'action est automatiquement saisi :
Si une colonne a été associée au champ Produit_CodeInterne, le type d'action sélectionné est MODIFICATION, il n'est pas nécessaire de sélectionner des filtres car les produits existants seront automatiquement détectés et associés aux produits importés, cliquer sur le bouton SUIVANT ;
Si aucune colonne n'a été associée au champ Produit_CodeInterne mais qu'une colonne a été associée au champ Produit_RéférenceFournisseur, le type d'action peut être sélectionné entre AJOUT, MODIFICATION, AJOUT ET MODIFICATION.
Sélectionner un type d'action ;
Sélectionner un fournisseur ;
Si aucune colonne n'a été attribuée aux champs Famille et Sous-famille, sélectionner une famille et une sous-famille pour les produits concernés ;
Cliquer sur le bouton TERMINER.
Approche 2 : export / import des données
Cette approche consiste à réaliser un export comprenant les champs concernés grâce à l'outil requêteur, puis modifier le contenu des champs en respectant les mêmes formats de contenu (texte et chiffres) avant d'importer le même fichier via l'outil import produit qui rapprochera automatiquement les colonnes.
Avantages : erreurs limitées et gain de temps
Cette approche permet de saisir directement les données au bon format et de rapprocher les données automatiquement les données à l'import dans ATOOK Bureau.
Inconvénients
Cette approche n'est pas possible si aucun produit n'est saisi dans ATOOK Bureau car l'outil requêteur ne génère pas d'exports vides.
1. Exporter les données via l'outil Requêteur
Aller dans le menu racine OUTILS > Requêteur ;
Dans la fenêtre REQUETEUR, cliquer sur + NOUVEAU ;
Saisir le nom de la requête dans le champ Nom de la requête ;
Dans le menu déroulant Vue source, choisir la vue GEN_PRODUIT ;
Pour choisir les champs à exporter, aller dans l'onglet Description ;
Choisir des données à exporter dans le tableau COLONNES DISPONIBLES en double-cliquant sur les champs voulus ou en utilisant les flèches pour sélectionner / supprimer les champs à exporter ;
Pour filtrer les produits à exporter, aller dans l'onglet Conditions Avancées ;
Choisir des filtres à appliquer en double-cliquant sur le champ à filtrer ;
Dans la fenêtre CONDITION AVANCEE, remplir le critère du filtre à appliquer sur ce champ et cliquer sur Enregistrer ;
Pour ajouter plusieurs filtres au même champ, double-cliquer à nouveau sur le champ dans la colonne de gauche et procéder comme à l'étape 9 ;
Pour supprimer un filtre, double-cliquer sur le filtre dans la colonne de droite puis cliquer sur Supprimer ;
Une fois les champs à exporter et les filtres sélectionnés, cliquer sur Valider en haut de la fenêtre ;
Aller dans l'onglet Vers et sélectionner le type d'export souhaité :
LANCERvers une Table correspond à une prévisualisation ;
LANCERvers Excel correspond à l'export de fichier Excel.
2. Modifier les données dans Excel
Mettre à jour les produits directement dans le fichier exporté en respectant le format des données déjà saisies.
Veiller à conserver les entêtes de colonnes telles que dans l'export et à respecter le format du tableau.
3. Importer les données via l'outil Import produit
Une fois le tableau mis à jour :
Aller dans le menu racine OUTILS > Import des produits ;
Dans la fenêtre FICHE IMPORT PRODUITS, sélectionner le fichier Excel source en cliquant sur ... ;
Sélectionner la feuille à importer ;
Cliquer sur le bouton SUIVANT ;
Dans l'onglet Association, cliquer sur le bouton Association automatique << ;
Cliquer sur le bouton SUIVANT ;
Dans l'onglet Filtres, le champ Type d'action est automatiquement saisi :
Si une colonne a été associée au champ Produit_CodeInterne, le type d'action sélectionné est MODIFICATION, il n'est pas nécessaire de sélectionner des filtres car les produits existants seront automatiquement détectés et associés aux produits importés, cliquer sur le bouton SUIVANT ;
Si aucune colonne n'a été associée au champ Produit_CodeInterne mais qu'une colonne a été associée au champ Produit_RéférenceFournisseur, le type d'action peut être sélectionné entre AJOUT, MODIFICATION, AJOUT ET MODIFICATION.
Sélectionner un type d'action ;
Sélectionner un fournisseur ;
Si aucune colonne n'a été attribuée aux champs Famille et Sous-famille, sélectionner une famille et une sous-famille pour les produits concernés ;
Cliquer sur le bouton TERMINER.
Approche 3 : partir d'un tableau vierge
Cette approche consiste à donner aux colonnes les mêmes noms que les libellés ATOOK puis à les rapprocher automatiquement.
Exemple
L'utilisateur nomme directement la colonne de prix d'achat dans son fichier Excel "Produit_PrixAchatBrutDevise" pour qu'ATOOK Bureau assimile directement les données saisies au Prix d'Achat Brut. Pour cette approche, il est nécessaire de connaître les noms des libellés de colonne lus par ATOOK Bureau ainsi que le format de cellule attendu.
Mettre en forme le tableau et nommer les colonnes avec les libellés ATOOK Bureau exacts correspondant aux champs à importer (les noms et formats peuvent être consultés dans le requêteur, dans l'onglet Description) ;
Aller dans le menu racine OUTILS puis Import des produits ;
Dans la fenêtre FICHE IMPORT PRODUITS, sélectionner le fichier Excel source en cliquant sur ... ;
Sélectionner la feuille à importer ;
Cliquer sur le bouton SUIVANT ;
Dans l'onglet Association, cliquer sur le bouton Association automatique << ;
S'il s'agit d'une mise à jour de produits, la colonne contenant le code interne unique du produit doit être associée au champ Produit_CodeInterne ;
S'il s'agit d'une création de produits, les produits n'ont pas encore de code interne unique, donc une des colonnes doit être associée au champ Produit_RéférenceFournisseur. Le code interne sera automatiquement créé pour les nouveaux produits à l'import ;
Cliquer sur le bouton SUIVANT ;
Dans l'onglet Filtres, le champ Type d'action est automatiquement saisi :
Si une colonne a été associée au champ Produit_CodeInterne, le type d'action sélectionné est MODIFICATION, il n'est pas nécessaire de sélectionner des filtres car les produits existants seront automatiquement détectés et associés aux produits importés, cliquer sur le bouton SUIVANT ;
Si aucune colonne n'a été associée au champ Produit_CodeInterne mais qu'une colonne a été associée au champ Produit_RéférenceFournisseur, le type d'action peut être sélectionné entre AJOUT, MODIFICATION, AJOUT ET MODIFICATION ;
Sélectionner un type d'action ;
Sélectionner un fournisseur ;
Si aucune colonne n'a été attribuée aux champs Famille et Sous-famille, sélectionner une famille et une sous-famille pour les produits concernés ;
Cliquer sur le bouton TERMINER.
Cas pratiques de modification de produits en masse
Importer des produits depuis un catalogue fournisseur
L'import de produits depuis un catalogue suit exactement la même logique que la création ou modification de produits en masse.
Pour réussir l'importation de produits depuis un catalogue fournisseur, veiller à respecter les prérequis.
L'approche conseillée pour un tableau existant est l'approche 1 de rapprochement des données.
Approche 2 : exemple d'export / import de données
Prenons l'exemple d'un utilisateur qui souhaite mettre à jour tous les produits répondant aux critères suivants :
dont la date de création est antérieure à la date suivante : 01/01/2023
dont le fournisseur est : LEDORE
dont la sous-famille est : LAMBRIS
L'utilisateur souhaitera mettre à jour les éléments suivants sur ces produits :
Le prix d'achat
La remise tarifaire dont il bénéficie à l'achat sur ces produits
Le coefficient de marge qu'il applique à la revente sur ces produits (le type de coefficient appliqué ainsi que le coefficient lui-même)
Pour choisir les données produits à exporter :
Aller dans le menu racine OUTILS et cliquer sur Requêteur
Dans la fenêtre REQUETEUR, cliquer sur + NOUVEAU
Saisir le nom de la requête dans le champ Nom de la requête
Dans le menu déroulant Vue source, choisir la vue GEN_PRODUIT
Toujours dans la fenêtre FICHE REQUETE, aller dans l'onglet Description
Choisir des données à exporter dans le tableau COLONNES DISPONIBLES. Dans notre exemple, nous souhaitons exporter pour modifier ensuite : le prix d'achat, la remise tarifaire, le type de coefficient de marge et le coefficient de marge.
Pour exporter le prix d'achat, aller dans le fichier PRODUIT > Tarifs et sélectionner Produit_PrixAchatBrutDevise et double-cliquer dessus
Pour exporter la remise tarifaire, aller dans le fichier PRODUIT > Tarifs et sélectionner Produit_RemiseAchat1 et double-cliquer dessus
Pour exporter le coefficient de marge appliqué au produit à la revente, aller dans le fichier PRODUIT > Tarifs et sélectionner Produit_TypeCoefficientVente et double-cliquer dessus, puis sélectionner Produit_CoefficientVente et double-cliquer dessus
Cliquer sur Valider
Pour filtrer des produits répondant à ces critères :
Toujours dans la fenêtre FICHE REQUETE, aller dans l'onglet Conditions Avancées pour filtrer les produits et extraire uniquement ceux qui correspondent à nos critères.
Pour exporter les produits dont la date de création est antérieure au "01/01/2023" :
aller dans le fichier PRODUIT > Informations générales, sélectionner Produit_DateCréation et double-cliquer dessus.
Dans la fenêtre CONDITION AVANCEE, cliquer sur le menu déroulant et sélectionner "est inférieur à", puis saisir dans le champ la date au format JJ/MM/AA : "01/01/23"
Cliquer sur Enregistrer
Pour exporter les produits dont le fournisseur est "LEDORE" :
aller dans le fichier PRODUIT > Fournisseurs, sélectionner Produit_RéférenceFournisseur et double-cliquer dessus
Dans la fenêtre CONDITION AVANCEE, cliquer sur le menu déroulant et sélectionner "est égale à", puis saisir dans le champ le nom du fournisseur tel que saisi dans ATOOK : "LEDORE"
Cliquer sur Enregistrer
Pour exporter les produits dont la sous-famille est "LAMBRIS" :
aller dans le fichier PRODUIT > Informations générales, sélectionner Produit_SousFamille et double-cliquer dessus
Dans la fenêtre CONDITION AVANCEE, cliquer sur le menu déroulant et sélectionner "est égale à", puis saisir dans le champ le nom de la sous-famille telle que saisie dans ATOOK : "LAMBRIS"
Cliquer sur Enregistrer
Pour exporter les produits :
Pour prévisualises les produits exportés et les valeurs associées, aller dans l'onglet Vers et cliquer sur le bouton LANCER Vers une table.
Pour exporter les données vers un tableau Excel (qui nous servira à modifier les données et les importer les données mises à jour), cliquer sur le bouton LANCERVers Excel.
On obtient un tableau Excel dont les entêtes de colonnes sont les suivantes :
Modifier des tarifs en masse
La modification de tarifs en masse est simplement une modification de produits en masse pour laquelle uniquement les champs propres au tarif produit sont mis à jour. Créer un nouveau tarif en amont permet de conserver l'historique des tarifs dans ATOOK Bureau. Par défaut, les tarifs importés viennent s'implémenter sur le tarif courant. L'approche conseillée pour limiter le risque d'erreurs est l'approche 2.
Réaliser un export produit en sélectionnant les champs à modifier et les produits à mettre à jour ;
Dans la fenêtre FICHE IMPORT PRODUIT, aller dans l'onglet Filtres et sélectionner dans le menu déroulant Tarif produit le tarif précédemment créé ;
Cliquer sur le bouton TERMINER.
Il n'est pas possible de modifier, via un seul import produit, plusieurs champs de tarif. Par exemple, on ne peut pas importer à la fois un nouveau prix d'achat brut et un nouveau coefficient de vente pour le même produit.
Entêtes de colonnes du fichier source
L'utilisation des codes exacts d'entêtes de colonnes dans Excel permet à ATOOK Bureau d'identifier automatiquement les champs correspondants dans la fiche produit et d'y associer les données du fichier source.
Pour faciliter l'import et limiter le risque d'erreurs, le fichier d'import doit comprendre uniquement des colonnes complétées (supprimer les colonnes vides du fichier source).
Informations générales du produit
Produit_CodeInterne
Code interne du produit, Numéro identifiant de manière unique le produit. Ce champ est non modifiable et utilisé par ARINFO à des fins techniques.
Obligatoire pour apporter des modifications aux produits existants.
Si aucun code interne n'est saisi, le produit est automatiquement identifié comme nouveau produit et donc créé à l'import
Produit_Code
Code du produit
Format : 30 caractères
Produit_Famille
Nom de la famille du produit
Format : 40 caractères
Produit_SousFamille
Nom de la sous-famille du produit
Format : 40 caractères
Produit_FamilleVente
Nom de la famille VENTE/ACHAT du produit
Format : 40 caractères
Produit_RéférenceFournisseur
Référence du produit chez le fournisseur principal
Obligatoire pour un nouveau produit
Format : 20 caractères
Produit_SociétéFournisseur
Nom du fournisseur principal du produit
Obligatoire pour un nouveau produit
Format : 50 caractères
Produit_CodeFournisseur
Code du fournisseur principal du produit
Format : 8 caractères
Produit_Etat
Etat du produit
Valeurs acceptées :
"prospect"
"actif"
"fin de vie"
"archivé"
Produit_LibelléComplet
Description du produit
Format : 50 caractères
Produit_Port
Produit de type port/frais d'approche ou non
Format : 1 caractère,
"O" (pour oui)
ou "N" (pour non)
Produit_Archivé
Le produit est archivé. Il n'est ni stocké, ni vendu
Format : 1 caractère,
"O" (pour oui)
ou "N" (pour non)
Importer des éléments dans l'onglet TARIFS
Produit_TarifDevise
Devise du produit
Format : 30 caractères
Produit_Cours
Cours de la devise du produit
Format : Numérique avec décimales
Produit_PrixAchatBrutDevise
Prix d'achat brut du produit en devise
Format : Numérique avec décimales
Produit_QtéTarifAchat
Nombre d'unités d'achat du produit pour lequel le prix d'achat brut est communiqué par le fournisseur
Format : Numérique avec décimales
Produit_QVA
QVA du produit
Format : Numérique avec décimales
Produit_RemiseAchat1
Remise n°1 sur prix d'achat brut, en pourcentage
Format : Numérique avec décimales
Produit_RemiseAchat2
Remise n°2 sur prix d'achat brut, en pourcentage
Format : Numérique avec décimales
Produit_RemiseAchat3
Remise n°3 sur prix d'achat brut, en pourcentage
Format : Numérique avec décimales
Produit_FraisDivers
Frais divers (en pourcentage du PA HT)
Format : Numérique avec décimales
Produit_FraisFixes
Frais fixes sur prix d'achat, en valeur
Format : Numérique avec décimales
Produit_PrixRevientNetEuro
Prix de revient net du produit (en euros)
Format : Numérique avec décimales
Produit_TypeCoefficientVente
Type du coefficient de vente appliqué au produit
Valeurs possibles :
"Coeff. sur prix revient" ou
"Coeff. sur prix achat UV"
Produit_CoefficientVente
Coefficient de vente du produit
Format : Numérique avec décimales
Produit_PrixVenteHt
Prix de vente HT du produit
Format : Numérique avec décimales
Produit_TypeTVA
Libellé du type de TVA du produit
Format : 50 caractères
Produit_TypeEcotaxe
Type d'écotaxe appliquée au produit
Format : 20 caractères
Produit_EcoTaxe
Montant de l'écotaxe (ou éco-participation) du produit. Note : l'écotaxe est indicative et ne rentre pas en compte dans le calcul du prix HT à la ligne commerciale (colonne non affichée). Si elle doit entrer en compte, il faut cocher le paramètre dédié dans le menu PARAMÈTRES > Paramètres généraux > Onglet Valeurs par défaut
Format : Numérique avec décimales
Produit_PrixVenteTTC
Prix de vente TTC du produit
Format : Numérique sur 10 avec décimales
Produit_TauxMargePlancher
Taux de marge plancher du produit
Format : Numérique avec décimales
Produit_UnitéAchat
Unité d’achat du produit
Format : 50 caractères
Produit_UnitéVente
Unité de vente du produit
Format : 50 caractères
Importer des données dans l'onglet STATISTIQUES
Produit_GammeStatistique
Gamme statistique du produit
Note : Créer la gamme de produits correspondante en amont de l'import
Format : 100 caractères
Produit_DépartementStatistique
Département statistique du produit
Note : Créer le département de produits correspondant en amont de l'import
Format : 100 caractères
Produit_FamilleCatalogueStatistique
Famille catalogue statistique du produit
Note : Créer la famille de catalogue statistique correspondante en amont de l'import
Format : 100 caractères
Produit_CategorieProduit
Catégorie du produit
Note : Créer la catégorie de produit correspondante en amont de l'import
Format : 100 caractères
Les champs non mentionnés ici (par exemple, la coche Forcer dans l'onglet Tarifs de la fiche produit) ne peuvent pas être modifiés en masse.
Mis à jour