Modifier des produits en masse
L'import produit permet à la fois de créer des nouveaux produits et de mettre à jour des produits existants. Les produits existants sont automatiquement détectés et mis à jour, et les produits non détectés sont automatiquement créés. La plupart des informations qui peuvent être saisies dans la fiche produit (nom, tarifs, conditionnement, commentaires, etc.) peuvent également être exportées, modifiées et réimportées en masse afin de limiter les opérations répétitives, grâce aux outils requêteur et import produit.
Un import produit ne peut correspondre qu'à un seul fournisseur.
L'outil requêteur permet d'exporter depuis ATOOK, des données vers Excel. L'outil import produit permet d'importer, depuis un fichier Excel, plusieurs produits à la fois.
Impératifs
Format de tableau Excel
Il est essentiel d'utiliser un fichier Excel répondant aux critères suivants pour maximiser les chances de réussite de l'importation :
un import correspond à un seul fournisseur
le fichier est enregistré au format .XLSX
toutes les colonnes à importer sont sur la même feuille
le tableau ne comprend pas de caractères spéciaux
il n'y a pas de cellule vide
le format de cellule est un format texte pour du texte, chiffre pour des chiffres, date pour une date.
limiter le nombre de colonnes au nombre de colonnes à importer (il n'est pas nécessaire d'utiliser un tableau comprenant 35 colonnes pour importer uniquement le contenu de 2 de ces colonnes)
respecter le format attendu pour le contenu de chaque colonne :
Nom / famille / sous-famille
Lettres, pas de caractères spéciaux, 20, 30, 40 caractères maximum selon le champ
Pourcentage / taux / coefficient
Numérique avec décimales (exemple : pour une réduction de 5%, saisir "0,05", pour un coefficient x2, saisir 2,0)
Date
JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA
Coefficient
1.5 ou 1,5
Choix oui / non (cases à cocher)
O pour oui
N pour non
Code barres
50 caractères maximum
Cours (d'une devise), prix d'achat, quantités, remises
Numérique avec décimales
Colonnes obligatoires
Pour l'import de produits existants, le tableau Excel source doit impérativement contenir la colonne Produit_CodeInterne (Code interne du produit) qui est l'identifiant unique du produit dans ATOOK Bureau.
Pour l'import de nouveaux produits, le tableau source doit impérativement comprendre les colonnes aux entêtes suivantes :
Produit_SociétéFournisseur (nom du fournisseur du produit)
Produit_RéférenceFournisseur (référence fournisseur du produit).
Ces deux colonnes sont indispensables pour générer un code interne unique à ces produits.
Eléments à paramétrer dans ATOOK Bureau avant import
Si l'import comprend des éléments non existants dans ATOOK Bureau, il est impératif de créer ces éléments avant l'import. Ceux-ci ne seront pas automatiquement créés.
Par exemple :
Une famille de produits
Une sous famille de produits
Un fournisseur
Une catégorie de produit
Etc.
Critères de tarifs
La modification du tarif produit ne peut se faire que sur un seul de ces critères :
PrixAchat
ou PrixRevient
ou CoefficientVente
ou PourcentageMarge
ou PrixVenteHT
ou PrixVenteTTC
Il n'est donc pas possible d'importer un tableau source dont les colonnes sont associées à plus d'une de ces valeurs.
Création vs modification de produits
Lors d'une création de produits, il n'est possible d'importer les produits que fournisseur par fournisseur.
Pour une modification de produits existants, il est possible d'importer les produits tous fournisseurs confondus.
Approche 1 : rapprochement des données
Cette approche consiste à importer un tableau dans ATOOK et à indiquer au logiciel : telle colonne du tableau correspond à tel champ dans ATOOK. Elle est idéale si l'utilisateur dispose déjà d'un tableau comprenant les informations produits qu'il souhaite importer dans ATOOK, en partie ou en totalité (par exemple, un catalogue fournisseur au format Excel).
Aller dans le menu racine OUTILS > Import des produits
Dans la fenêtre FICHE IMPORT PRODUITS, sélectionner le fichier Excel source en cliquant sur ...
Sélectionner la feuille à importer
Cliquer sur le bouton SUIVANT
Dans le tableau Colonnes disponibles situé à droite :
Cliquer sur la première ligne puis rechercher, dans le tableau COLONNES DISPONIBLES situé à gauche, le champ auquel la donnée doit être attribuée, puis cliquer sur le bouton Associer <<. Par exemple, si le tableau contient le prix brut d'achat d'un produit dans une colonne nommée "prix achat", associer cette colonne à la colonne de Produit_PrixAchatBrutDevise dans le tableau de gauche.
Procéder ainsi pour chaque colonne du tableau de droite jusqu'à ce qu'il soit vide. Pour supprimer une association, cliquer sur le champ dans la colonne de gauche et cliquer sur le bouton Libérer >>
S'il s'agit d'une mise à jour de produits, la colonne contenant le code interne unique du produit doit être associée au champ Produit_CodeInterne
S'il s'agit d'une création de produits, les produits n'ont pas encore de code interne unique, donc une des colonnes doit être associée au champ Produit_RéférenceFournisseur. Le code interne sera automatiquement créé pour les nouveaux produits à l'import.
Cliquer sur le bouton SUIVANT
Dans l'onglet Filtres, le champ Type d'action est automatiquement saisi :
Si une colonne a été associée au champ Produit_CodeInterne, le type d'action sélectionné est MODIFICATION, il n'est pas nécessaire de sélectionner des filtres car les produits existants seront automatiquement détectés et associés aux produits importés, cliquer sur le bouton SUIVANT
Si aucune colonne n'a été associée au champ Produit_CodeInterne mais qu'une colonne a été associée au champ Produit_RéférenceFournisseur, le type d'action peut être sélectionné entre AJOUT, MODIFICATION, AJOUT ET MODIFICATION.
Sélectionner un type d'action
Sélectionner un fournisseur
Si aucune colonne n'a été attribuée aux champs Famille et Sous-famille, sélectionner une famille et une sous-famille pour les produits concernés
Cliquer sur le bouton TERMINER
Approche 2 : export / import des données
Cette approche consiste à réaliser un export comprenant les champs concernés grâce à l'outil requêteur, puis modifier le contenu des champs en respectant les mêmes formats de contenu (texte et chiffres) avant d'importer le même fichier via l'outil import produit qui rapprochera automatiquement les colonnes.
Avantages : erreurs limitées et gain de temps
Cette approche permet de saisir directement les données au bon format et de rapprocher les données automatiquement les données à l'import dans ATOOK.
Inconvénients
Cette approche n'est pas possible si aucun produit n'est saisi dans Atook car l'outil requêteur ne génère pas d'exports vides.
1. Exporter les données via l'outil Requêteur
Aller dans le menu racine OUTILS > Requêteur
Dans la fenêtre REQUETEUR, cliquer sur + NOUVEAU
Saisir le nom de la requête dans le champ Nom de la requête
Dans le menu déroulant Vue source, choisir la vue GEN_PRODUIT
Pour choisir les champs à exporter, aller dans l'onglet Description
Choisir des données à exporter dans le tableau COLONNES DISPONIBLES en double-cliquant sur les champs voulus ou en utilisant les flèches pour sélectionner / supprimer les champs à exporter.
Pour filtrer les produits à exporter, aller dans l'onglet Conditions Avancées
Choisir des filtres à appliquer en double-cliquant sur le champ à filtrer
Dans la fenêtre CONDITION AVANCEE, remplir le critère du filtre à appliquer sur ce champ et cliquer sur Enregistrer
Pour ajouter plusieurs filtres au même champ, double-cliquer à nouveau sur le champ dans la colonne de gauche et procéder comme à l'étape 9
Pour supprimer un filtre, double-cliquer sur le filtre dans la colonne de droite puis cliquer sur Supprimer
Une fois les champs à exporter et les filtres sélectionnés, cliquer sur Valider en haut de la fenêtre
Aller dans l'onglet Vers et sélectionner le type d'export souhaité :
LANCERvers une Table correspond à une prévisualisation
LANCERvers Excel correspond à l'export de fichier Excel
2. Modifier les données dans Excel
Mettre à jour les produits directement dans le fichier exporté en respectant le format des données déjà saisies.
Veiller à conserver les entêtes de colonnes telles que dans l'export et à respecter le format du tableau.
3. Importer les données via l'outil Import produit
Une fois le tableau mis à jour :
Aller dans le menu racine OUTILS > Import des produits
Dans la fenêtre FICHE IMPORT PRODUITS, sélectionner le fichier Excel source en cliquant sur ...
Sélectionner la feuille à importer
Cliquer sur le bouton SUIVANT
Dans l'onglet Association, cliquer sur le bouton Association automatique <<
Cliquer sur le bouton SUIVANT
Dans l'onglet Filtres, le champ Type d'action est automatiquement saisi :
Si une colonne a été associée au champ Produit_CodeInterne, le type d'action sélectionné est MODIFICATION, il n'est pas nécessaire de sélectionner des filtres car les produits existants seront automatiquement détectés et associés aux produits importés, cliquer sur le bouton SUIVANT
Si aucune colonne n'a été associée au champ Produit_CodeInterne mais qu'une colonne a été associée au champ Produit_RéférenceFournisseur, le type d'action peut être sélectionné entre AJOUT, MODIFICATION, AJOUT ET MODIFICATION.
Sélectionner un type d'action
Sélectionner un fournisseur
Si aucune colonne n'a été attribuée aux champs Famille et Sous-famille, sélectionner une famille et une sous-famille pour les produits concernés
Cliquer sur le bouton TERMINER
Approche 3 : partir d'un tableau vierge
Cette approche consiste à donner aux colonnes les mêmes noms que les libellés ATOOK puis à les rapprocher automatiquement.
Exemple
L'utilisateur nomme directement la colonne de prix d'achat dans son fichier Excel "Produit_PrixAchatBrutDevise" pour qu'ATOOK assimile directement les données saisies au Prix d'Achat Brut. Pour cette approche, il est nécessaire de connaître les noms des libellés de colonne lus par ATOOK ainsi que le format de cellule attendu.
Mettre en forme le tableau et nommer les colonnes avec les libellés ATOOK exacts correspondant aux champs à importer (les noms et formats peuvent être consultés dans le requêteur, dans l'onglet Description).
Aller dans le menu racine OUTILS puis Import des produits
Dans la fenêtre FICHE IMPORT PRODUITS, sélectionner le fichier Excel source en cliquant sur ...
Sélectionner la feuille à importer
Cliquer sur le bouton SUIVANT
Dans l'onglet Association, cliquer sur le bouton Association automatique <<
S'il s'agit d'une mise à jour de produits, la colonne contenant le code interne unique du produit doit être associée au champ Produit_CodeInterne
S'il s'agit d'une création de produits, les produits n'ont pas encore de code interne unique, donc une des colonnes doit être associée au champ Produit_RéférenceFournisseur. Le code interne sera automatiquement créé pour les nouveaux produits à l'import.
Cliquer sur le bouton SUIVANT
Dans l'onglet Filtres, le champ Type d'action est automatiquement saisi :
Si une colonne a été associée au champ Produit_CodeInterne, le type d'action sélectionné est MODIFICATION, il n'est pas nécessaire de sélectionner des filtres car les produits existants seront automatiquement détectés et associés aux produits importés, cliquer sur le bouton SUIVANT
Si aucune colonne n'a été associée au champ Produit_CodeInterne mais qu'une colonne a été associée au champ Produit_RéférenceFournisseur, le type d'action peut être sélectionné entre AJOUT, MODIFICATION, AJOUT ET MODIFICATION.
Sélectionner un type d'action
Sélectionner un fournisseur
Si aucune colonne n'a été attribuée aux champs Famille et Sous-famille, sélectionner une famille et une sous-famille pour les produits concernés
Cliquer sur le bouton TERMINER
Cas pratiques de modification de produits en masse
Importer des produits depuis un catalogue fournisseur
L'import de produits depuis un catalogue suit exactement la même logique que la création ou modification de produits en masse.
Pour réussir l'importation de produits depuis un catalogue fournisseur, veiller à respecter les prérequis.
L'approche conseillée pour un tableau existant est l'approche 1 de rapprochement des données.
Approche 2 : exemple d'export / import de données
Prenons l'exemple d'un utilisateur qui souhaite mettre à jour tous les produits répondant aux critères suivants :
dont la date de création est antérieure à la date suivante : 01/01/2023
dont le fournisseur est : LEDORE
dont la sous-famille est : LAMBRIS
L'utilisateur souhaitera mettre à jour les éléments suivants sur ces produits :
Le prix d'achat
La remise tarifaire dont il bénéficie à l'achat sur ces produits
Le coefficient de marge qu'il applique à la revente sur ces produits (le type de coefficient appliqué ainsi que le coefficient lui-même)
Pour choisir les données produits à exporter :
Aller dans le menu racine OUTILS et cliquer sur Requêteur
Dans la fenêtre REQUETEUR, cliquer sur + NOUVEAU
Saisir le nom de la requête dans le champ Nom de la requête
Dans le menu déroulant Vue source, choisir la vue GEN_PRODUIT
Toujours dans la fenêtre FICHE REQUETE, aller dans l'onglet Description
Choisir des données à exporter dans le tableau COLONNES DISPONIBLES. Dans notre exemple, nous souhaitons exporter pour modifier ensuite : le prix d'achat, la remise tarifaire, le type de coefficient de marge et le coefficient de marge.
Pour exporter le prix d'achat, aller dans le fichier PRODUIT > Tarifs et sélectionner Produit_PrixAchatBrutDevise et double-cliquer dessus
Pour exporter la remise tarifaire, aller dans le fichier PRODUIT > Tarifs et sélectionner Produit_RemiseAchat1 et double-cliquer dessus
Pour exporter le coefficient de marge appliqué au produit à la revente, aller dans le fichier PRODUIT > Tarifs et sélectionner Produit_TypeCoefficientVente et double-cliquer dessus, puis sélectionner Produit_CoefficientVente et double-cliquer dessus
Cliquer sur Valider
Pour filtrer des produits répondant à ces critères :
Toujours dans la fenêtre FICHE REQUETE, aller dans l'onglet Conditions Avancées pour filtrer les produits et extraire uniquement ceux qui correspondent à nos critères.
Pour exporter les produits dont la date de création est antérieure au "01/01/2023" :
aller dans le fichier PRODUIT > Informations générales, sélectionner Produit_DateCréation et double-cliquer dessus.
Dans la fenêtre CONDITION AVANCEE, cliquer sur le menu déroulant et sélectionner "est inférieur à", puis saisir dans le champ la date au format JJ/MM/AA : "01/01/23"
Cliquer sur Enregistrer
Pour exporter les produits dont le fournisseur est "LEDORE" :
aller dans le fichier PRODUIT > Fournisseurs, sélectionner Produit_RéférenceFournisseur et double-cliquer dessus
Dans la fenêtre CONDITION AVANCEE, cliquer sur le menu déroulant et sélectionner "est égale à", puis saisir dans le champ le nom du fournisseur tel que saisi dans ATOOK : "LEDORE"
Cliquer sur Enregistrer
Pour exporter les produits dont la sous-famille est "LAMBRIS" :
aller dans le fichier PRODUIT > Informations générales, sélectionner Produit_SousFamille et double-cliquer dessus
Dans la fenêtre CONDITION AVANCEE, cliquer sur le menu déroulant et sélectionner "est égale à", puis saisir dans le champ le nom de la sous-famille telle que saisie dans ATOOK : "LAMBRIS"
Cliquer sur Enregistrer
Pour exporter les produits :
Pour prévisualises les produits exportés et les valeurs associées, aller dans l'onglet Vers et cliquer sur le bouton LANCER Vers une table.
Pour exporter les données vers un tableau Excel (qui nous servira à modifier les données et les importer les données mises à jour), cliquer sur le bouton LANCERVers Excel.
On obtient un tableau Excel dont les entêtes de colonnes sont les suivantes :
Modifier des tarifs en masse
La modification de tarifs en masse est simplement une modification de produits en masse pour laquelle uniquement les champs propres au tarif produit sont mis à jour. Créer un nouveau tarif en amont permet de conserver l'historique des tarifs dans ATOOK. Par défaut, les tarifs importés viennent s'implémenter sur le tarif courant. L'approche conseillée pour limiter le risque d'erreurs est l'approche 2.
Réaliser un export produit en sélectionnant les champs à modifier et les produits à mettre à jour
Dans la fenêtre FICHE IMPORT PRODUIT, aller dans l'onglet Filtres et sélectionner dans le menu déroulant Tarif produit le tarif précédemment créé.
Cliquer sur le bouton TERMINER
Les champs concernant les tarifs sont les suivants :
Produit_TarifDevise
Devise du produit
30 caractères max.
Produit_Cours
Cours de la devise du produit
Numérique avec décimales
Produit_PrixAchatBrutDevise
Prix d'achat brut du produit en devise
Numérique avec décimales
Produit_QtéTarifAchat
Nombre d'unités d'achat du produit pour lequel le prix d'achat brut est communiqué par le fournisseur
Numérique avec décimales
Produit_QVA
QVA du produit
Numérique avec décimales
Produit_RemiseAchat1
Remise n°1 sur prix d'achat brut, en pourcentage
Numérique avec décimales
Produit_RemiseAchat2
Remise n°2 sur prix d'achat brut, en pourcentage
Numérique avec décimales
Produit_RemiseAchat3
Remise n°3 sur prix d'achat brut, en pourcentage
Numérique avec décimales
Produit_FraisTransport
Frais de transport (en pourcentage du PA HT)
Numérique avec décimales
Produit_FraisDouane
Frais de douane (en pourcentage du PA HT)
Numérique avec décimales
Produit_FraisDivers
Frais divers (en pourcentage du PA HT)
Numérique avec décimales
Produit_FraisFixes
Frais fixes sur prix d'achat, en valeur
Numérique avec décimales
Produit_PrixRevientNetEuro
Prix de revient net du produit (en euros)
Numérique avec décimales
Produit_LibelléRemiseTarifaire
Libellé de la remise tarifaire
10 caractères max.
Produit_TypeCoefficientVente
Type du coefficient de vente appliqué au produit
"Coeff. sur prix revient"
ou
"Coeff. sur prix achat UV"
Produit_CoefficientVente
Coefficient de vente du produit
Numérique avec décimales
Produit_PrixVenteHt
Prix de vente HT du produit
Numérique avec décimales
Produit_TypeTVA
Libellé du type de TVA du produit
50 caractères max.
Produit_TypeEcotaxe
Type d'écotaxe appliquée au produit
20 caractères max.
Produit_EcoTaxe
Montant de l'écotaxe (ou éco-participation) du produit. Note : l'écotaxe est indicative et ne rentre pas en compte dans le calcul du prix HT à la ligne commerciale (colonne non affichée). Si elle doit entrer en compte, il faut cocher le paramètre dédié dans la fiche Paramètres (onglet Valeurs par défaut) du menu Base
Numérique avec décimales
Produit_PrixVenteTTC
Prix de vente TTC du produit
Numérique sur 10 avec décimales
Produit_TauxMargePlancher
Taux de marge plancher du produit
Numérique avec décimales
Produit_DateMajTarif
Date de la dernière mise à jour du tarif du produit dans l'application
JJ/MM/AAAA
ou
JJ/MM/AA
Produit_QuantitatifQteExact
Numérique avec décimales
Produit_QtéTarifVente
Nombre d'unités de vente du produit (pour le prix de vente en unité tarifaire)
Numérique avec décimales
Produit_UnitéQtéDeVente
Unité de vente du produit (pour le prix de vente en unité tarifaire)
Numérique avec décimales
Mis à jour