Envoyer des factures par mail

Prérequis

• Paramétrer l'envoi de mails depuis ATOOK Bureau

• Créer une ou plusieurs signatures préconfigurées (facultatif)

• Compléter la fiche client avec le mail du client

Envoyer une facture par mail depuis ATOOK Bureau

Pour envoyer une facture par mail depuis ATOOK Bureau :

1. Aller dans VENTES > FACTURES ;

2. Sélectionner la facture à envoyer ;

3. Cliquer sur l'onglet Imprimer ;

   1. Cliquer sur Vers imprimante pour imprimer la facture ;

   2. Cliquer sur Vers aperçu écran pour télécharger le PDF de la facture ;

   3. Cliquer sur Vers mail pour envoyer la facture par mail via ATOOK Bureau : la facture est automatiquement ajoutée en pièce jointe du mail ;

      1. Le destinataire est automatiquement saisi avec le mail saisi dans la fiche client

      2. Le corps du mail peut être saisi manuellement ou bien pré-enregistré en tant que signature ;

4. Cliquer sur Envoyer.

Envoyer des factures en masse depuis ATOOK Bureau

1. Créer une signature nommée ENVOI_FACTURE_MASSE comprenant le corps du mail à ajouter automatiquement à l'envoi des factures en masse ;

Il est impératif de respecter le nom de la signature "ENVOI_FACTURE_MASSE" pour permettre son ajout automatique aux mails d'envoi de factures en masse.

1. Aller dans VENTES > FACTURES ;

2. Cliquer sur l'onglet Autres > Envoi en masse ;

3. Cocher la case Envoi Mail ;

4. Choisir la période des factures à envoyer : seules les factures qui n'ont pas déjà été transmises (non cochées "imprimée") seront envoyées ;

5. La liste des factures non envoyées ou imprimées sur la période s'affichent ;

6. Si besoin, décocher les factures à exclure de l'envoi en masse dans la colonne "à envoyer" ;

7. Cliquer sur Envoyer , la facture est automatiquement jointe au mail pour chaque client et le corps du mail est composé de la signature "ENVOI_FACTURE_MASSE" ;

8. Un rapport fait état des factures transférées ;

9. Les factures transmises sont automatiquement cochées "imprimée" afin de garantir qu'elles ne soient pas transmises lors d'un prochain envoi en masse.

Particularités concernant l'envoi en masse par courriel

Seules les factures non paramétrées pour envoi vers Chorus sont éligibles à l'envoi en masse par courriel.

L'adresse email du client doit être correctement paramétrée dans l'adresse de facturation principale.

Envoyer des factures en masse vers Chorus

Voir Envoyer des factures Chorus depuis ATOOK Bureau.