Créer, modifier un client

Prérequis

Pour créer un nouveau client, il est nécessaire au préalable de :

• Paramétrer les qualités de clients

• Paramétrer les familles de tarifs

• Paramétrer les familles comptables

• Créer au moins un chargé d'affaires

Pour créer un nouveau client ou modifier un client, aller dans CLIENTS > + Nouveau : la fiche client s'ouvre.

Informations générales

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Code	Obligatoire	Code attribué par défaut Pour modifier le code, cliquer sur l'icône et attribuer un code court (8 caractères maximum, sans caractères spéciaux) et pertinent pour faciliter les recherches	Identifiant unique du client
Société / Nom	Obligatoire	Nom de la société ou du client	Apparaît dans les éditions et Permet de retrouver un client dans une liste grâce à l'outil de recherche, ou à appeler le client dans un champ en saisissant le nom
Qualité +	Obligatoire	Sélectionner client professionnel ou client particulier Cliquer sur + pour créer une nouvelle Qualité client Les qualités client sont également gérées dans BASE > Tiers > Qualités clients	Informatif et Permet d'appliquer un filtre de recherche dans la liste des clients
Préfixe +	Facultatif	En fonction du type de client sélectionné (professionnel ou particulier), une liste de préfixes est suggérée Cliquer sur + pour créer un nouveau préfixe Les préfixes sont également gérés dans le menu BASE > Tiers > Préfixes	Les préfixes apparaissent dans les éditions

Informations secondaires

Cette partie concerne l'archivage du client

Coche	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Archivé	Facultatif	Cocher la case pour activer l'archivage manuel La case est cochée par défaut si le produit a été archivé via l'outil d'archivage dans GESTION > Archivage > Clients / fournisseurs / produits	Classe le client comme archivé
Archive Auto	Facultatif	Cocher la case pour activer l'archivage automatique de ce client	Le client sera automatiquement archivé si une procédure d'archivage est lancée dans GESTION > Archivage > Clients / fournisseurs / produits
Grand compte	Facultatif	Cocher la case pour classer le client parmi les clients Grands Comptes	Informatif Filtre de recherche
Bloqué (au moins un blocage)	Non modifiable	Aucune	La case est cochée par défaut si un blocage est sélectionné dans l'onglet ENCOURS ET BLOCAGES
Créé le	Non modifiable	Date de création de la fiche par défaut	Informatif
Créé le	Non modifiable	Date de dernière modification par défaut	Informatif

Astuce

Personnalisez l'onglet à afficher par défaut à l'ouverture de la fiche via le menu SECURITE > Utilisateurs.

Adresses

L'onglet ADRESSES permet de saisir les adresses du client ainsi que les contacts et équipements associés à cette adresse.

Pour ajouter une nouvelle adresse au client:

1. Aller dans l'onglet ADRESSES

2. Cliquer sur une ligne vide du tableau dans la colonne Type Adresse

3. Remplir les colonnes comme suit

Colonne	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Type Adresse	Obligatoire	Facturation ou Livraison	Adresse saisie par défaut en tant qu'adresse de facturation ou de livraison lors de la création de pièces commerciales
Principale	Obligatoire sur au moins une adresse de facturation et une adresse de livraison	Cocher la case s'il s'agit de l'adresse de facturation ou de livraison principale.	Adresse de livraison ou de facturation sélectionnée par défaut lors de la création de pièces commerciales
Nom	Facultatif	Attribuer un nom à l'adresse	Informatif
Adresse 1	Obligatoire	Saisir la première ligne d'adresse	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Adresse 2	Facultatif	Saisir la deuxième ligne d'adresse	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Adresse 3	Facultatif	Saisir la troisième ligne d'adresse	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Code Postal	Obligatoire	Saisir le code postal de l'adresse	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Ville	Obligatoire	Choisir une ville dans la liste déroulante	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Pays	Obligatoire	Choisir un pays dans la liste déroulante	Valeur héritée par défaut dans les éditions de pièces de vente et dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Téléphone	Facultatif	Saisir le numéro de téléphone fixe du client	Informatif Apparaît dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Portable	Facultatif	Saisir le numéro de téléphone portable du client	Informatif Apparaît dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Email	Facultatif	Saisir le mail de contact du client pour cette adresse	Informatif Apparaît dans l'application ATOOK Mobilité Chantier
Zone géographique	Facultatif	Sélectionner une zone géographique Les zones géographiques peuvent être créées dans le menu BASE > Chantiers > Zones géographiques	Permet de calculer les frais de déplacement associés à cette zone
Equipement	Facultatif	Cliquer sur le bouton Equipements à cette adresse pour ajouter ou supprimer des équipements	Informatif Apparaît dans l'application ATOOK Mobilité Chantier Les équipements peuvent être créés dans le menu BASE > Equipements
Accès	Facultatif	Saisir les détails de l'accès à l'adresse (interphone, spécificités de parking, etc.)	Informatif Apparaît dans l'application ATOOK Mobilité Chantier

Le bouton Dupliquer l'adresse permet de dupliquer l'adresse sélectionnée.

Pour supprimer une adresse, sélectionner l'adresse et appuyer sur la touche Suppr.

Equipements

L'accès aux équipements du client se fait à partir de l'onglet ADRESSES, via le bouton Equipements à cette adresse .

Il permet d'ajouter, modifier ou supprimer des équipements attribués au client.

Remarque

Les équipement inscrits dans les fiches clients (moteurs, machines, installations, etc.) sont accessibles aux opérateurs pour leurs interventions via l'application ATOOK mobilité chantier.

Pour créer des équipements clients, aller dans le menu BASE > Equipements .

Commercial

L'onglet COMMERCIAL permet d'obtenir d'attribuer des propriétés aux clients afin d'obtenir des statistiques commerciales ciblées : par groupement de clients, par chargé d'affaires, etc.

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Famille tarif	Obligatoire	Sélectionner une famille de tarif Les familles de tarifs sont gérées dans le menu BASE > Tarifs > Familles tarifs	Les familles de tarifs permettent d'attribuer des conditions tarifaires aux clients appartenant à une famille
Groupe chargé d'affaires	Facultatif	Sélectionner un groupe de chargé d'affaires	Informatif Statistiques (voir Requêteur)
Vente exceptionnelle	Facultatif	Cocher la case si le client n'est pas représentatif de l'activité habituelle de l'entreprise	La facture associée à cette vente est spécifiée comme exceptionnelle. Le module de réapprovisionnement permet d'exclure ou d'inclure les ventes exceptionnelles de l'année afin de s'approvisionner au plus proche des besoins réels.
Chargé d'affaires	Obligatoire	Sélectionner un chargé d'affaires	Informatif Permet d'appliquer un filtre de recherche par Chargé d'affaires (recherche de pièces commerciales, de clients, etc.) Statistiques (voir Requêteur)
Origine	Facultatif	Attribuer une origine au client Les origines sont gérées dans BASE > Tiers > Origines	Statistiques (voir Requêteur)
Groupement	Facultatif	Attribuer un groupement au client Les groupements sont gérés dans BASE > Tiers > Groupements	Permet d'attribuer des conditions tarifaires par groupements de clients
Région	Facultatif	Attribuer une région au client Les régions sont gérées dans BASE > Tiers > Groupements	Statistiques (voir Requêteur)
INCOTERM	Facultatif	Saisir l'Incoterm du client (si applicable)	Informatif
Offres et informations	Facultatif	Cocher les modes de communication marketing acceptés consentis par le client	Le requêteur permet d'extraire la liste des clients qui ont consenti aux communications cochées
Type d'intervention	Facultatif	Sélectionner l'intervention la plus fréquemment réalisée chez ce client	Sélectionne par défaut le type d'intervention pour ce client lors de la création d'un bon d'intervention

Statistiques

• Le champ CA affiche la somme des ventes réalisées pour ce client sur les années N, N-1 et N-2.

• Le champ Budget permet de saisir à titre informatif le budget de vente estimé annuellement pour le client.

• Le champ Infos clients permet de saisir à titre informatif toute autre information propre au client.

Administratif

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Mode règlt	Facultatif pour créer le client Obligatoire pour générer une pièce commerciale client	Sélectionner le mode de règlement du client Les modes de règlement sont gérés dans BASE > Comptabilité > Modes de règlement	Selon le mode de règlement choisi, différentes informations sont affichées dans les pièces commerciales. Si le mode de règlement est un virement, les informations bancaires de l'entreprise s'affichent. Si le mode de règlement est un prélèvement, les informations bancaires du client s'affichent.
Mode éch.	Facultatif pour créer le client Obligatoire pour générer une pièce commerciale client	Choisir le nombre de jour et le mode d'échéance client : Net : le délai de paiement commence au jour de l'émission de la facture Fin de mois : la facture est due à la fin du mois d'émission Fin de mois le 5 : la facture est due au 5 du mois suivant + le délai de paiement Fin de mois le 10 : la facture est due au 10 du mois suivant + le délai de paiement Ech + Fin de mois : la facture est due à la fin du mois une fois le délai de paiement échu	Permet de calculer automatiquement la date d'échéance des factures pour ce client Calcul de la balance âgée clients
Banque société	Facultatif si le mode de règlement choisi est différent du virement Obligatoire si le mode de règlement choisi est le virement	Sélectionner la banque sur laquelle l'entreprise souhaite recevoir le virement Les informations bancaires de la société sont gérées dans BASE > Comptabilité > Banques de l'entreprise	Les informations bancaires de la société s'affichent sur les éditions de vente lorsque le mode de règlement sélectionné est "Virement"

Banque du client

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Dom. bancaire	Facultatif si le mode de règlement choisi est différent du prélèvement Obligatoire si le mode de règlement choisi est le prélèvement	Domiciliation de la banque (ville)	S'affiche sur les éditions de vente si le mode de règlement sélectionné est "Prélèvement"
IBAN	Facultatif si le mode de règlement choisi est différent du prélèvement Obligatoire si le mode de règlement choisi est le prélèvement	Saisir l'IBAN du client	S'affiche sur les éditions de vente si le mode de règlement sélectionné est "Prélèvement"
BIC	Facultatif si le mode de règlement choisi est différent du prélèvement Obligatoire si le mode de règlement choisi est le prélèvement	Saisir le BIC du client	S'affiche sur les éditions de vente si le mode de règlement sélectionné est "Prélèvement"

Comptabilité

Champ	Type de champ	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
Famille comptable	Obligatoire	Famille comptable du client	Permet d'attribuer le bon taux de TVA aux produits pour chaque client
Cpt général	Obligatoire	Compte comptable général	Transfert en comptabilité
Cpt auxiliaire	Facultatif	Compte comptable auxiliaire	Transfert en comptabilité

Informations légales

Les informations légales sont obligatoires pour les pièces de ventes adressées à des clients professionnels. Par défaut, ce champ est masqué lorsque la Qualité client sélectionnée est une qualité client de type Tiers particulier.

Champ	Facultatif	Valeur attendue	A quoi sert la valeur saisie
N° de TVA	Obligatoire	Numéro de TVA client	Information légale
SIRET	Obligatoire	Numéro de SIRET client	Information légale
APE	Obligatoire	Code APE client	Information légale

Encours et blocages

L'onglet Encours et blocages permet de consulter les encours du client.

Champ	Signification
Commandes et bons de préparation total TTC non réglé	Montant TTC total des commandes en attente de règlement
Livraisons total TTC non réglé	Montant TTC total des livraisons en attente de règlement
Factures total TTC non réglé	Montant TTC total des factures en attente de règlement

Les pièces commerciales prises en compte dans le calcul de l'encours client peuvent être sélectionnées ou désélectionnées :

Coche	Fonctionnalité
Commandes et bons de préparation	Cocher la case pour comptabiliser les commandes et bons de préparation dans le total des encours
Livraisons	Cocher la case pour comptabiliser les bons de livraison dans le total des encours
Factures	Cocher la case pour comptabiliser les factures dans le total des encours

Les champs suivants permettent d'afficher un total par type d'encours :

Champ	Signification
Encours disponible	Encours total du client pour les pièces commerciales sélectionnées
Total encours commercial	Encours lié à des commandes, bons de préparation et bons de livraison
Total encours comptable	Encours lié à des factures
Retards	Total des paiements échus non réglés (les délais de paiement accordés au client sont paramétrés dans l'onglet Administratif)

Contacts

L'onglet CONTACTS permet de saisir plusieurs contacts au sein de l'entreprise cliente.

Pour ajouter un nouveau contact, cliquer sur une ligne vide du tableau et saisir les informations du contact concerné.

Ces informations sont saisies à titre informatif.

Conditions

L'onglet CONDITIONS permet de consulter les conditions tarifaires appliquées au client. Ces conditions tarifaires peuvent être attribuées :

• Par client (appliquée après la création du client) ;

• Par groupement de client ;

• Par famille de tarifs clients (appliquée dès la création du client s'il appartient à la famille de tarif concernée) ;

• Pour tous les clients (appliquée dès la création du client).

Le tableau permet uniquement de consulter les conditions tarifaires applicables au client. Il n'est pas possible de les modifier directement dans le tableau. Pour modifier les conditions tarifaires, aller dans BASE > TARIFS > CONDITIONS TARIFAIRES.

Visites

L'onglet VISITES permet de suivre les échanges clients et les actions menées.

Les lignes contenues dans cet onglet sont à titre informatif.

Commentaires

L'onglet COMMENTAIRES permet d'attacher des commentaires internes (non visibles sur les pièces commerciales) à la fiche client.

Chorus

Cet onglet ne s'affiche que si le module Chorus est activé. Nous contacter pour activer le module.

Le paramétrage client va permettre d'identifier les factures du client comme des factures à transmettre sur Chorus.

Pour paramétrer Chorus sur la fiche client :

1. Aller dans le module CLIENTS ;

2. Ouvrir la fiche du client concerné ;

3. Aller dans l'onglet Chorus ;

4. Cocher la case Chorus pour identifier ce client comme client Chorus ;

5. Sélectionner un Cadre de facturation (ou paramétrer un cadre de facturation par défaut pour ne pas avoir à le saisir dans la fiche de chaque client Chorus) ;

6. Sélectionner la Structure du destinataire (celle-ci est appelée à partir du numéro SIRET du client) ;

7. Sélectionner le Service du destinataire (les services proposés dépendent de la structure du destinataire).